La retención en la fuente por salarios, el mecanismo de recaudo más satanizado en Colombia

Camilo Nova Flórez

Director de estrategia y auditoría B2B Abogados

“¡Yo no autorice ese descuento!”, me gritó un día un director comercial, en una empresa en donde trabajé por algunos años en mi juventud, cuando no hacía nada más que liquidar nóminas. Esto pasó cuando le apliqué la deducción de retención en la fuente (retefuente), porque en ese mes pagaron una bonificación generosa por cumplir la meta de venta. Algunas otras frases que son bastante cotidianas en este tipo de operaciones son: “¿por qué tan alto?”, “¿con todo eso se queda la empresa?”, ”¿y qué hacen con mi plata?”, “voy a preguntar a mi contador o a un abogado”.

Aunque pareciera una anécdota es la realidad. Los trabajadores colombianos no tienen conocimiento del sistema fiscal que también les aplica a ellos, pues, durante años, la atención se ha centrado en que quienes deben declarar y pagar impuestos son un pequeño grupo de personas que recientemente todos identificamos por la clasificación que el director de la Dian señala como “los más ricos, de entre los más ricos, de entre los más ricos”.

Lo peor es que a los trabajadores les resulta totalmente desconocidas las bondades de este método de recaudo anticipado, porque, aunque parece increíble, el primer paso es aclarar que la retefuente por salarios no es un impuesto, por más que la finalidad del mismo sea en el futuro terminar cumpliendo con la obligación de pago del impuesto sobre la renta y complementarios.

En ocasiones, me resulta curioso ver cómo algunas personas cuyos ingresos laborales son bastante considerables hacen una especie de planeación tributaria orquestada por consejeros que les hacen creer que hay “forma de bajar ese impuesto”. Y la realidad es que no, pues los pagos de medicina prepagada, los aportes al fomento de la construcción, los aportes voluntarios a pensión y la deducción por dependientes no son otra cosa que una forma en la que el Estado reconoce el costo de una vida ampliamente diferenciada de las personas que cuentan con ingresos inferiores. Este tipo de alivios buscan, de cierta manera, impulsar economías frágiles y que carecen de un alcance de mercado considerable.

Pedagogía tributaria

Es notorio que, en Colombia, no existe la pedagogía suficiente en materia tributaria, pues quienes entienden medianamente cómo funciona el sistema fiscal son aquellos que, por necesidad, han tenido que aprender. Debería ser función de las compañías enseñar a sus colaboradores acerca de estos mecanismos, aclarar dudas y acabar algunos mitos de los que normalmente temen los colaboradores y que generan una discordia con la compañía. Algunos de ellos son muy bien fundamentados, como, por ejemplo, si en materia laboral y en términos de seguridad social existen conceptos que son tomados en cuenta para cumplir con ciertas obligaciones, los bien conocidos como salarios y no salarios, ¿por qué cuando se habla en materia fiscal sí se tienen en cuenta?

Para dar respuesta al interrogante, debemos comentar que la diferencia radica, principalmente, en que en aspectos laborales se define si un pago entra o no a hacer base de algunas operaciones especiales y si remunera de manera directa la función ejercida por el trabajador. Y, por el contrario, si esta no es la finalidad del pago, no se tiene en cuenta. Pero en materia tributaria, el criterio de escogencia es completamente distinto, pues el criterio dado por el legislador es tomar en cuenta los pagos que, como lo menciona el artículo 26 del Estatuto Tributario, “sean susceptibles de producir un incremento neto del patrimonio en el momento de su percepción”.

Aquí se genera la primera gran polémica, porque, normalmente, acudiendo a la lógica, podríamos indicar que no todo pago no constitutivo de salario otorgado a un colaborador es susceptible de incrementar su patrimonio. Pensemos en un auxilio de rodamiento, de movilización o extralegal de transporte, cuya finalidad es que el colaborador en cualquiera de sus niveles jerárquicos pueda salir de su sitio habitual de trabajo a buscar incrementar las ventas de una compañía. Claramente, no podría llegar a incrementar el patrimonio de quien ejecuta la labor, pero, a su vez, tampoco podría ser una obligación desconocida para el empleador, pues resultaría ilógico que el empleado utilice su dinero para trasladarse de un lado a otro buscando una venta que, en ultimas, es incierta. Sin embargo, ante la administración tributaria, estos pagos no pueden contar con el beneficio de ser considerados como no constitutivo de renta.

Interpretaciones erróneas

En repetidas ocasiones, este tipo de disgustos se generan a partir de las interpretaciones erróneas de algunas normas que, desafortunadamente, al redactarse, dejaron una brecha gigante que, entre otras cosas, se presta para que el colaborador se confunda. Una de las más conocidas es la retefuente por indemnizaciones por despido injustificado.

Por años, a falta de claridad, se ha interpretado que la retención sobre este tipo de conceptos se aplica si durante el mes en el que se paga se superan las 204 UVT, según lo mencionado en el artículo 401-3 del Estatuto Tributario. Este error tan común genera un recaudo innecesario que termina, única y exclusivamente, atentando contra los intereses del beneficiario, pues pensemos en un trabajador que labora en una compañía desde enero del año 2013 y cuya remuneración siempre ha sido el salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV), y al ser retirado en el año 2024 por cualquier razón injustificada, recibiría una suma indemnizatoria cercana a los 10 millones de pesos, a la cual, en muchas empresas, basándose en este artículo, retienen el 20 % de manera directa, lo que equivale a dos millones de pesos.

Ahora, esta suma nunca se verá compensada, pues, naturalmente, un colaborador con este ingreso no es sujeto obligado a declarar renta, entonces aquí aplica esa pregunta: “¿y qué hacen con mi plata?”, pues se debería aplicar un cálculo distinto. La norma es clara al decir “para trabajadores que devenguen ingresos superiores a 204 UVT”, lo que lleva a que lo más apropiado es que se haga un promedio de ingresos del trabajador durante, por lo menos, el último año y así determinar si dicha indemnización tiene lugar o no a retefuente.

¿Abuso al colaborador?

Dentro del basto océano de razones por las cuales la retefuente ha sido satanizada como un abuso al colaborador, encontramos algunas que lo único que logran es una enemistad entre el activo más preciado por las empresas –los colaboradores– y el sistema fiscal del país. En términos de ingreso, muchas cosas pueden variar y es común que en este cambio no se contemplen los impactos que pueden causarse.

Hablemos un poco del famoso “recálculo de retención en la fuente” o también conocido como tarifa fija de retefuente. Este procedimiento tan sencillo ha generado discordias por razones que, aunque parecen lógicas, se aplican de manera errada.

La segunda opción de retefuente de la que habla el artículo 386 del Estatuto Tributario contempla determinar una tarifa fija que se aplicará por los próximos seis meses. Sin embargo, el gran error es que aunque existe una tarifa fija, el legislador nunca eliminó la determinación de la base gravable que sigue existiendo con las mismas condiciones, porcentajes de rentas exentas y límite; es decir, un colaborador que tenga un SMLMV y devengue comisiones puede llegar a tener una tarifa fija, pero en casos en donde este colaborador se incapacite o, por alguna razón, durante un mes solo devengue el valor de su sueldo básico, ante la imposibilidad de recibir comisiones, no debería aplicarse dicha retención. No obstante, pocos empleadores son tan detallistas para percatarse que se están aplicando retenciones sobre valores que, a todas luces, no cumplen con el umbral mínimo para ello.

Puede haber muchas otras más razones para que se malentienda la intención de la Dian, pero también es válido señalar la cantidad de bondades y beneficios de un ejercicio bien aplicado.

Bondades

Lo primero y más importante es que resulta favorable dentro del ejercicio de planeación fiscal que se tenga, pues, al ser un método de recaudo anticipado, permite descontar el 100 % de los valores retenidos en el ejercicio final del año, por lo que significa que no será un “golpe al bolsillo” en el mes donde se genera la obligación de pago el próximo año, pues a cuotas todo es más fácil.

Otra de sus facilidades es que admite, al igual que el ejercicio final, las deducciones por valores destinados a pagar medicina prepagada, aportes al fomento de la construcción, aportes voluntarios de pensión y deducción por dependientes económicos, lo que, a futuro, se convierte en un alivio tributario real, pues contempla una renta exenta. Por exento entiéndase que no hace base del 25 % sobre el valor recibido, luego de descontar lo que tiene que ver con aportes realizados al sistema integral de seguridad social. Si les parece poco esto, preguntémosle a un rentista de capital si no es favorable que le reconozcan un 25 % como exento sin tener que aportar un solo documento que lo soporte.

Es necesario que las empresas tomen ese lugar que le pertenece a la administración tributaria e informen a los colaboradores de todo rango jerárquico cómo funciona este método de recaudo, sus bondades y los mitos que giran alrededor. Nuestra obligación no debe ser únicamente la de retener, pues, aunque se cumple una obligación fiscal, se pierde el sentido humano de la relación entre el empleado, el empleador y la dirección tributaria.

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