¿Por cuántos años se deben conservar los libros y papeles del comerciante?

De acuerdo con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 962 del 2005 y en los artículos 51 y 33 del Código de Comercio, los libros y comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros de comercio, con los documentos que los justifiquen, los papeles del comerciante y la correspondencia relacionada con el negocio deberán ser conservados por el término de diez años.

Este término se cuenta a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, indicó recientemente el Consejo Técnico de la Contaduría Pública. (Lea: Lo que debe saber un comerciante sobre el monotributo)

En este caso, y a elección del comerciante, se puede utilizar la conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico, que garantice su reproducción exacta. 

Vale la pena decir que la obligación de llevar contabilidad está reglamentada por el referido código y no por las normas tributarias, para lo cual el artículo 19 de ese estatuto establece cuáles actos son considerados como mercantiles, razón por la cual se extiende a todos los comerciantes la obligación de llevar contabilidad.

De otra parte, el numeral 5º del artículo 23 señala como un acto no mercantil la prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales.

Así las cosas, su ejercicio no impone la obligación de llevar contabilidad, independientemente de que la persona sea responsable del régimen común para efectos tributarios.

No obstante, de acuerdo con lo previsto en el parágrafo del artículo 2º de la Ley 1314 del 2009, una persona natural o jurídica no obligada a llevar contabilidad puede llevarla voluntariamente, cuando pretenda hacer valer su información financiera como medio de prueba.

Consejo Técnico de la Contaduría Pública, Concepto 33, Feb. 27/19.