¿Qué hacer con los cheques girados y no entregados que permanecen largos periodos de tiempo en la copropiedad?

Frente a una consulta sobre los cheques girados no entregados y que permanecen largos periodos de tiempo en la copropiedad, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública indicó que lo más pertinente es establecer una política administrativa y de control interno para que dichos títulos sean anulados, así como para revertir los registros contables que originaron la expedición del cheque.

No hacerlo podría afectar de manera importante la información financiera presentada por la copropiedad, por cuanto se eliminan obligaciones que no han sido efectivamente canceladas, además de incrementar las partidas conciliatorias y afectar la razonabilidad de los saldos en bancos. (Lea: Conozca la unificación doctrinal relacionada con el gravamen a los movimientos financieros)

De otra parte, cuando el giro del cheque no genere ningún registro contable para cancelar la obligación, en este caso es necesario establecer un control detallado de los cheques girados no entregados y establecer las medidas de control interno a que haya lugar, dado los riesgos de su manejo y custodia.

Lo anterior con fundamento en lo establecido en el Decreto 2420 del 2015, que establece que una entidad solo dará de baja en las cuentas un pasivo financiero cuando se haya extinguido, esto es, cuando la obligación especificada en el contrato haya sido pagada, cancelada o haya expirado.

Consejo Técnico de la Contaduría Pública, Concepto 752, Oct. 01/18.