Reglamentan el uso de la firma digital y las estampillas electrónicas en las entidades públicas

En el proceso de transformación digital los servidores públicos y los particulares que cumplen funciones públicas o administrativas, respecto de estas, utilizarán firmas electrónicas o digitales en el ejercicio de la actividad pública para lo cual se seguirán las siguientes disposiciones:

1. Las autoridades determinarán el grado de confianza (muy alto, alto, medio y bajo) requerido para el proceso en el que se van a implementar las firmas electrónicas o digitales, de acuerdo con lo señalado en el Título 17 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1078 del 2015, decreto único reglamentario del sector de las TIC y los lineamientos impartidos por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, así como las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
2. Las firmas electrónicas vinculadas al mecanismo de autenticación de grado de confianza medio y alto podrán ser suministradas por los prestadores de Servicios Ciudadanos Digitales o por las entidades de certificación digital en los términos regulados por la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias.
3. Las firmas digitales vinculadas al mecanismo de autenticación de grado alto de los Servicios Ciudadanos Digitales deberán ser suministradas en los términos señalados en la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias.
4. Las firmas electrónicas vinculadas al mecanismo de autenticación muy alto de los Servicios Ciudadanos Digitales deberán seguir los mecanismos y disposiciones que establezca la Registraduría Nacional del Estado Civil en el marco de sus funciones.

Según la norma, el Presidente de la República, los ministros y los directores de los departamentos administrativos podrán utilizar firmas electrónicas o digitales en el ejercicio de la actividad pública de manera gradual, de acuerdo con las políticas internas que para el efecto expidan las entidades a su cargo. En todo caso, la firma de los actos administrativos que suscriba el jefe de Estado se someterá a los lineamientos que para el efecto establezca el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Los prestadores de Servicios ciudadanos digitales que oferten el servicio de autenticación digital deberán estar integrados al modelo de Servicios Ciudadanos Digitales definido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Firma electrónica o digital en desarrollo de procedimientos y trámites administrativos

Para garantizar el derecho establecido en el numeral 10 del artículo 5 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA), las personas tienen derecho a utilizar los mecanismos de autenticación de que trata el Título 17 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1078 del 2015 y para ello deberán realizar el registro del que trata el artículo 54 del Código.

Las autoridades deberán asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos, de conformidad con lo señalado en el artículo 53 del CPACA.

Estampillas electrónicas

Por otra parte, con el fin de garantizar la publicidad y centralización de la información contractual del Estado colombiano, la Agencia Nacional de Contratación Pública (Colombia Compra Eficiente) integrará al Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP) o la plataforma que haga sus veces, un sistema que permita la implementación y funcionamiento de la desmaterialización y automatización de las estampillas electrónicas. Este sistema será aplicable de manera exclusiva a los contratos y/o negocios jurídicos que se encuentren gravados con un tributo de estampilla y sean celebrados con las entidades públicas.