Registro de escritura pública, un proceso por mejorar en los servicios digitales del Estado

Mauricio García-Herreros Castañeda

Notario 12 del Círculo de Bogotá

En momentos en que el país lleva varios meses en confinamiento, los limitados recursos de que dispone el Estado para enfrentar la crisis se están agotando y aunque se habla de procesos graduales de reapertura, estos, por razones entendibles, no fluyen con la velocidad que se quisiera. Ante esa realidad, las entidades del Estado deben generar sinergias para dar dinámica y apoyo a los procesos que los particulares realizan ante ellas.

Por ello, desde la actividad notarial y dada su interrelación con el proceso de registro de las escrituras públicas, se presenta esta reflexión sobre cómo las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos podrían generar esta dinámica.

Es, sin duda, un gran avance que el procedimiento de registro se pueda realizar en línea y de manera virtual, no solo como medida de prevención para la propagación del contagio de covid-19, sino como consolidación, en pleno siglo XXI, de un servicio digital prestado por el Estado.

Desafortunadamente, en ocasiones, la interpretación de funcionarios de las oficinas de registro, seguramente de buena fe, pero equivocada, sobre el alcance del llamado control de legalidad, estancan los procedimientos que se siguen ante ellas.

Para quienes realizan trámites ante las Oficinas de Registro, es de su conocimiento el gran número de “devoluciones” que se presentan en las solicitudes de registro de escrituras,  la mayoría de ellas muy seguramente con fundamento legal, pero en no pocas oportunidades, también, sin la misma base.

A manera de ejemplo, se trae este caso: en una escritura compareció uno de los bancos de mayor reconocimiento en el país y la escritura fue devuelta, porque “… en la liberación de hipoteca no se cita el NIT del Banco XXX …”.  Lo que es increíble es que dentro del instrumento, se protocolizó, como tenía que hacerse, el certificado de existencia y representación del banco, certificado en el cual aparece el número de identificación tributaria y que, así mismo, el representante de esa entidad, en señal de aceptación de la cancelación de la hipoteca firma la escritura y en los datos seguidos a su firma aparece claramente el NIT de la entidad que representa. La escritura es una unidad y sin la firma del otorgante el instrumento no existiría, por lo que no se entiende el porqué  la oficina de registro se abstuvo de inscribir la escritura basada en una errónea interpretación del artículo 99 del Estatuto Notarial al considerar que el banco no está debidamente identificado.

Aunque el Estatuto de Registro establece procedimientos para recurrir estas actuaciones, la realidad es que, por lo que tardan en resolverlas, los interesados prefieren en la mayoría de las veces realizar escrituras aclaratorias para subsanar la devolución efectuada por la Oficina de Registro, aunque esto conlleve no solo costos adicionales, sino, incluso, pagar intereses diarios a las respectivas gobernaciones, por los impuestos de registro de la escritura original, ya que con facilidad transcurren más de dos meses entre el otorgamiento de la escritura y su inscripción en el respectivo folio o su devolución. 

De otra parte, cuando la inscripción en el registro no es procedente y el usuario solicita la devolución de los dineros pagados por este concepto, el procedimiento es desgastante y engorroso y, en la gran mayoría de los casos, la devolución de los dineros por la no procedencia del registro tarda mucho más del término establecido en la Resolución 13525 del 7 de diciembre del 2016 de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Los “derechos de registro” se causan por la inscripción en el folio de matrícula de la escritura pública y, en consecuencia, no pueden ser percibidos por la superintendencia cuando la escritura no se registra. Así aparece claramente en el texto del artículo 1° del Decreto 2280 de 2008: “La inscripción de los títulos, actos y documentos que de acuerdo con la ley están sujetos a registro causarán los siguientes derechos a cargo del solicitante…”. Así ha sido reconocido por la propia Superintendencia de Notariado y Registro que, a través de la Resolución 13525 del 2016, reglamentó “el procedimiento para la devolución de dineros por no procedencia del registro…”.

Lo que resulta injusto es que el usuario, a quien se le negó por parte de la Oficina de Registro la inscripción del documento, solo cuente con cuatro meses después de la ejecutoria del acto que niega el registro para solicitar la devolución de los dineros pagados por este concepto, como lo dispone el Decreto Reglamentario 2280 del 2008.

Es claro que a través de un “decreto reglamentario” no es posible crear términos de prescripción. Esa es una potestad exclusiva del legislador, por lo cual el artículo 21 del decreto citado resulta violatorio de la Constitución Política y, por consiguiente, debería ser inaplicable en virtud de la excepción de inconstitucionalidad.

Adicionalmente, dentro de los documentos de soporte que obligatoriamente deben aportarse para realizar este trámite, se exige absurdamente que el notario presente un poder autenticado por el compareciente de la escritura para tal efecto, cuando el único que puede realizar este trámite de forma digital, incluido el pago, es el notario, ya que esa es la destinación que se dio a los dineros por quien los entregó, suscribiendo la respectiva acta de depósito para realizar, en su favor, el registro de la escritura.  

A manera de propuesta y con base en la aplicación lógica de las normas existentes, se sugiere que, si la inscripción en el registro de una escritura pública no fue procedente, la Superintendencia de Notariado y Registro proceda de modo concomitante a devolver al usuario o a abonar a la notaría a través de la cual se realizó el pago, los dineros que se cancelaron por derechos de registro que no se causaron por la inscripción que no se realizó, sin necesidad de acudir para ello al procedimiento establecido en la Resolución 13525 del 7 de diciembre del 2016.