Oficinas de registro deben evitar dilaciones y analizar integralmente la documentación recibida

La Corte Constitucional amparó los derechos de una ciudadana que adquirió el derecho de propiedad sobre un inmueble mediante una sentencia proferida tras la declaración de la prescripción adquisitiva extraordinaria y a quien le fueron vulnerados por una oficina de registro e instrumentos públicos que, en múltiples oportunidades, se negó a realizar la inscripción del fallo judicial, cada vez por una razón de rechazo diferente.

Ese escenario sirvió a la Corte para exhortar a la Superintendencia de Notariado y Registro a capacitar a las oficinas de registro de instrumentos públicos sobre el deber de realizar un examen y una comprobación integral de todos los requisitos establecidos por la ley para el registro de documentos.

Lo anterior con el fin de evitar la dilación injustificada en la solución de las peticiones de los ciudadanos y el desconocimiento del derecho al debido proceso administrativo.

Y es que, para el alto tribunal, en materia de registro de títulos en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, el procedimiento debe estar enmarcado, entre otros, por los conceptos de eficacia, economía y celeridad.

Esto implica que la autoridad pública debe ofrecer al interesado todos los medios necesarios para que su solicitud sea contestada de la forma más adecuada y que la respuesta se dé en un plazo razonable.

Asimismo, advirtió que está sometido a unos principios, conforme al artículo 3 de la Ley 1579 del 2012 y a la jurisprudencia del Consejo de Estado:

1. Rogación: consiste en que el registrador no podrá hacer, salvo excepción legal, inscripciones de manera oficiosa, sino que estas se realizan a solicitud de la parte interesada, del notario o por orden judicial o administrativa.
   
    
2. Especialidad: bajo este pilar se funda el que cada unidad inmobiliaria tenga asignada una matrícula única, que consignará cronológicamente toda la historia jurídica del respectivo bien. Al respecto indica el Consejo de Estado que, por una parte, solo se matriculan en cada folio los bienes inmuebles por naturaleza y, por la otra, solo se inscriben la propiedad privada y los demás derechos reales inmobiliarios y las situaciones que los gravan o limitan.
   
    
3. Prioridad: salvo las excepciones establecidas por la ley, el acto registrable que primero se radique tiene preferencia sobre cualquier otro que se radique con posterioridad, aun si este ha sido expedido con fecha anterior. Sin embargo, el Consejo de Estado sostiene que este principio impone la obligación al registrador de hacer las inscripciones según el orden que le sean solicitadas, lo cual implica que los turnos son inalterables.
   
    
4. Legalidad: solo son registrables los títulos y documentos que reúnan los requisitos exigidos por las leyes para su inscripción. Según el Consejo de Estado, este principio se concreta en la función calificadora, según la cual el registrador debe examinar y calificar tanto el título como el folio registral y, si estos se ajustan a la ley, proceder a la inscripción del título. Pero además significa que el registrador debe cumplir sus competencias constitucionales y legales con seguimiento estricto de las normas legales vigentes.
   
    
5. Legitimidad: los asientos registrables gozan de presunción de veracidad y exactitud, mientras no se demuestre lo contrario. Esto implica, según el Consejo de Estado, que se presume el derecho inscrito existe en favor de quien aparece en el registro y el derecho cancelado se encuentra extinguido.
   
    
6. Tracto sucesivo: solo el titular inscrito tendrá la facultad de enajenar el dominio u otro derecho real sobre un inmueble, salvo la falsa tradición. El Consejo de Estado ha sostenido que el tracto sucesivo debe entenderse como el conjunto de inscripciones hechas en el folio real. Cada inscripción debe ser derivación de la anterior, y así sucesivamente.

Procedimiento de registro

El registro de un título o de documentos se compone de cuatro etapas: 

1. Radicación: consiste en el acto de recibir la solicitud de inscripción del título o del documento y de radicar en el libro radicador la solicitud. La radicación deberá indicar la fecha y hora del recibo, el número de orden sucesivo anual, la naturaleza del título, su fecha, lugar y oficina de origen, así como el nombre del funcionario que recibe la solicitud.
   
    
2. Calificación: es el análisis jurídico que hace el funcionario competente, en el cual se examinan los títulos o documentos y se comprueba si cumplen con los requisitos legales para ser registrados. Esta etapa debe revisarse desde dos elementos. El primero de ellos es el alcance de la calificación; mientras que el segundo se refiere las facultades derivadas de la calificación.
   
    
3. Inscripción: se entiende como la anotación en la matrícula inmobiliaria. La anotación, a su vez, debe hacerse según el orden de radicación e indicar la naturaleza jurídica del acto a inscribir, el número de radicación que le haya correspondido al título y la indicación del año con sus dos cifras terminales.
   
    
4. Constancia de haberse ejecutado la inscripción:  en esta etapa se emite un formato con expresión de la fecha de inscripción, el número de radicación, la matrícula inmobiliaria y la especificación jurídica de los actos inscritos, así como la firma del registrador (M. P. Alberto Rojas).

Corte Constitucional, Sentencia T-585, Dic. 4/19.