Supernotariado implementa repositorio de poderes ordenado por decreto-ley antitrámites

En adelante, los notarios y cónsules autorizados para acceder al aplicativo del repositorio de poderes en la Ventanilla Única de Registro (VUR) deberán cargar en el sistema todos los poderes generales otorgados en su despacho y los especiales que hayan sido presentados personalmente y concedidos para realizar actos de disposición, gravamen o limitación al dominio de inmuebles.

 

Estos documentos se deben cargar inmediatamente o en el transcurso del día en que fue autorizada la escritura pública, para el caso de los generales, o en el momento de la diligencia de presentación personal con reconocimiento de contenido y firma, para los especiales.

 

Como la información con la que se alimenta el repositorio está a cargo de los notarios y cónsules, y no de la Superintendencia, es necesario diligenciarla debidamente al ingresar los datos requeridos por el sistema, pues de ello depende la búsqueda exitosa y el cumplimiento de la finalidad establecida en el Decreto-Ley 019 del 2012 (Decreto-Ley Antitrámites).

 

Cabe recordar que el inciso 3° del artículo 89 de ese decreto prevé la implementación de un repositorio de poderes para realizar actos de disposición, gravamen o limitación al dominio de inmuebles en la VUR, con el fin de facilitarles a los notarios su consulta, la confrontación con la copia física que tengan en su poder y la verificación de los mismos.

 

De ahí que la Superintendencia haya implementado una herramienta tecnológica a través de la ventanilla, que permitirá cargar la información de los poderes, consultarlos y generar alertas y observaciones a los registros.

 

Los notarios y cónsules deberán cumplir las obligaciones para el manejo de datos personales establecidas en la Ley 1581 del 2012 y el Decreto 1377 del 2013, y adoptarán las medidas pertinentes para que los usuarios sepan que la información suministrada se almacenará con el fin de darle el tratamiento definido por la normativa, advirtió la entidad.

 

Cargue de poderes

A través de la nueva funcionalidad, se almacenarán los poderes previamente digitalizados, una vez autorizada la escritura pública o efectuada la diligencia de reconocimiento de contenido y firma.

 

Para el efecto, se debe adelantar una serie de acciones, como indicar la identificación del apoderado o apoderados y agregar el poderdante o poderdantes, señalando su tipo de identificación y nombre. Además, es necesario mencionar la clase de poder, es decir, si es especial o general.

 

Notificaciones y alertas

Una vez arrojado el resultado de la búsqueda, el sistema enseña el o los poderes encontrados e, inmediatamente, se activan los vínculos para que el encargado indique el estado del poder, así como las notificaciones que considere pertinentes (revocar, usar poder, revisar y alarmas).

 

Requerimientos tecnológicos:

Para acceder al aplicativo, las notarías y consulados deben, como mínimo, tener acceso a internet, contar con scanner y tener firma digital y certificado vigente.

 

En caso de fallas o mantenimientos que impidan el uso del mecanismo, deberán remitir por cualquier medio seguro a los otros notarios o cónsules el respectivo poder, con el fin de efectuar la comparación con el físico que se presenta en su oficina o, simplemente, para verificar la información contenida en él.

 

(Supernotariado, Instrucción Administrativa 10, dic. 26/13)