Contraloría fija parámetros para administrar documentos relacionados con expediente electrónico

La Contraloría General de República señaló los lineamientos para gestionar y administrar los expedientes de los procesos de responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva, administrativos sancionatorios y disciplinarios, en el contexto del documento electrónico proporcionado por el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE).

Cabe recordar que, desde el pasado 16 de julio, la nomenclatura de los procesos de responsabilidad fiscal se hace de la siguiente manera:

• Se incluye la denominación completa que emita el SAE.
• De manera concomitante y sin espacios, se ingresa el carácter “guion bajo”.
• De manera concomitante al guion bajo, se incluye la nomenclatura con que la dependencia denomina el proceso (o IP).

La creación, administración y actualización de las bases de datos de los procesos se adelantarán en todas las dependencias a nivel central y nacional, que deberán generar una base denominada “Base de códigos de procesos”, de acuerdo con la estructura definida por la Contraloría.

Su administración se realizará a través de una hoja de cálculo, que será diseñada y modificada por la Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva.

Por otra parte, la entidad impartió instrucciones para la recepción, digitalización y envío de los documentos a los abogados sustanciadores, contratistas y competentes.

La asignación, cambio o reasignación de los procesos de responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva, administrativos sancionatorios y disciplinarios solo se podrá hacer digitalmente, a través de la plataforma SAE.

La norma prohíbe expresamente imprimir los archivos digitalizados remitidos o a los que se tenga acceso, con el fin de generar un respaldo físico total o parcial de los expedientes, o alimentar las carpetas físicas de los expedientes que no han sido archivados.

La consulta del archivo temporal se le deberá solicitar a la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia (DIAC), mediante correo electrónico institucional, y esta deberá responder en un plazo de cuatro horas hábiles, indicando que está disponible o en qué momento se podrá recoger.

“El tiempo de consulta del archivo no podrá ser superior a cuatro días hábiles, periodo durante el cual el sustanciador deberá devolverlo a la DIAC”, señala la norma.

La circular también regula las horas de corte internas para la recepción de notificaciones y los procedimientos para la aprobación de los proyectos de providencia en los procesos de responsabilidad fiscal.

(Contraloría General de República, Resolución 005, jul. 11/14)

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