Sebastián Zapata Rincón
Abogado de Posse Herrera Ruiz

Una gestión fiscal inteligente es crucial ante la ineludible tendencia de investigación y fiscalización que desarrolla la autoridad tributaria, así como del sustento incorporado en las decisiones del Consejo de Estado, en las cuales se ha exigido cada vez con mayor rigor la acreditación de la “realidad” de cada gasto cuestionado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) más allá de la simple revisión de facturas para examinar la sustancia económica de las operaciones.

¿En qué consiste la exigencia de “realidad” de los gastos para su deducibilidad en renta?

La “realidad” de un gasto es la primacía de la sustancia económica sobre la forma. Para que una erogación sea deducible, no basta el soporte documental; debe corresponder a una transacción que efectivamente ocurrió. Frente a este aspecto, el artículo 107 del Estatuto Tributario (E. T.) exige que todo gasto tenga relación de causalidad con la actividad productora de renta, y sea necesario y proporcionado. Aunque la factura es el soporte por excelencia según el artículo 771-2 del E.T., la Dian puede desvirtuar su contenido si la operación subyacente es inexistente.

Con relación a la mencionada exigencia, la jurisprudencia ha sido clara: la carga de probar la ocurrencia del hecho económico recae en el contribuyente. En un precedente clave (Sentencia Exp. 26095 de 2023), se confirmó el rechazo de pagos a una casa matriz porque, pese a existir contrato y facturas, no se aportó evidencia de la prestación real de los servicios.

¿Cómo puede una empresa demostrar la realidad de sus gastos?

Se debe construir un “expediente de defensa” robusto, lo que implica:

(i) Soporte contractual y de ejecución: además de la factura, se deben tener contratos claros, órdenes de servicio, informes, actas, entregables y correos que demuestren la materialidad del gasto.

(ii) Pruebas de pago: los comprobantes de transferencias bancarias y otros registros del desembolso efectivo.

(iii) Cumplimiento de obligaciones: la deducción está condicionada al cumplimiento de deberes tributarios y laborales. Por ejemplo, la deducción de salarios exige haber pagado los aportes a seguridad social y parafiscales (art. 108, E. T.) y haber practicado las retenciones en la fuente correspondientes cuando fueran obligatorias.

(iv) Requisitos para gastos en el exterior: se debe acreditar su necesidad, practicar las retenciones aplicables (art. 121, E. T.) y no exceder el límite general del 15 % de la renta líquida (art. 122, E.T.).

Esta evidencia integral evita que la Dian reclasifique un gasto real para rechazarlo por formalismos no aplicables, una práctica que el Consejo de Estado ha censurado.

¿Qué acciones tiene una empresa si la Dian desconoce sus gastos?

Si la Dian rechaza un gasto en el marco de un proceso de fiscalización, el contribuyente dispone de mecanismos de defensa en sede administrativa y judicial. Inicialmente, dependiente de la etapa en la que se encuentre, podrá responder el requerimiento o interponer el recurso de reconsideración presentando las pruebas que acrediten la efectiva realización del gasto (contratos, facturas, evidencias del pago, informes, etc.) y argumentando el cumplimiento de las exigencias legales. Si la actuación administrativa finaliza, podrá demandar la nulidad del acto ante la jurisdicción contencioso administrativa.

La defensa judicial clave es la causal de falsa motivación (art. 137, L. 1437). Ocurre cuando la Dian basa su decisión en hechos inexistentes, no probados o que contradicen la evidencia del expediente. Un ejemplo es si la Dian rechaza un costo que la empresa capitalizó como activo y nunca dedujo. Si se prueba que el gasto fue real y necesario y que la Dian erró en su análisis, el acto será anulado. Sin embargo, si la Dian presenta indicios serios de irrealidad, corresponde al contribuyente desvirtuarlos.

En conclusión, la defensa de los gastos ya no reside en la formalidad. La fiscalización exige prueba de la sustancia económica y del propósito de negocios. Para evitar controversias, es imperativo adoptar una cultura de control probatorio riguroso, documentando cada operación para demostrar su realidad y necesidad desde el inicio.

Nota: Este texto contó con la participación de Juan de Bedout, socio de Posse Herrera Ruiz.

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