¿En qué momento se debe transmitir el documento soporte en adquisiciones realizadas a no obligados a expedir factura electrónica?

La obligación de generar electrónicamente el documento únicamente opera cuando el adquiriente sea facturador electrónico y dicha generación entrará en vigencia de acuerdo a las disposiciones contenidas en las resoluciones 0012 del 2021, por medio de la cual se adoptó el anexo técnico del documento soporte versión 1.0., y la 0037 del 2021, que modificó el plazo de implementación de dicho anexo, ambas expedidas por la Dian.

Situación diferente ocurre tratándose de adquirientes no obligados a facturar, para quienes el documento soporte debe generarse en forma física y conservarse de conformidad con lo dispuesto en los artículos 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 del 2016 y el artículo 55 de la Resolución 0042 del 2020 (modificado por la Resolución 0012 del 2021).

Toda vez que el proceso de generación es el antecedente inmediato de la transmisión para validación del documento, de la normativa vigente es posible deducir que la generación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura debe corresponder a la fecha de la operación y que inmediatamente a ello debe procederse a su transmisión para validación de la Dian. Esto bajo el entendido que el proceso del documento electrónico en el sistema de facturación electrónica debe regirse por el modelo de validación previa. En consecuencia, la generación y trasmisión para validación del citado documento soporte ocurrirán en el mismo momento de efectuar la operación de venta del bien o prestación de servicios.