La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) emitió un concepto en el cual aclara que los documentos equivalentes físicos emitidos por empresas de servicios públicos domiciliarios no pueden ser corregidos mediante una nota de ajuste electrónica. Esta adición al Concepto Unificado 0106/22 se enmarca en el proceso de implementación del sistema de factura electrónica para dichos servicios, que debe cumplirse desde el 1° de noviembre del 2024.

La normativa vigente establece que hasta esa fecha las empresas prestadoras podían seguir emitiendo documentos físicos, siempre que cumplieran los requisitos establecidos en la Resolución 165/23, excepto los tecnológicos. No obstante, la Dian enfatizó que las disposiciones relacionadas con el uso de notas de ajuste electrónicas únicamente aplican a documentos equivalentes electrónicos y estos deben estar identificados con un código CUDE. (Lea: Notas asociadas a las facturas electrónicas pueden afectar el valor de la operación de venta)

En consecuencia, si una empresa expidió un documento físico por concepto de servicios públicos domiciliarios cualquier anulación o corrección deberá hacerse de manera manual. La entidad también recordó que las empresas tienen la obligación de conservar los soportes correspondientes de estos procedimientos físicos, en caso de requerimientos posteriores por parte de la administración tributaria.

Por último, la Dian precisó que, una vez en vigor la obligatoriedad del documento equivalente electrónico el uso de documentos físicos queda restringido a situaciones de inconvenientes tecnológicos. En estos casos, el documento deberá emitirse de forma manual o por medios informáticos y luego sustituirse por el equivalente electrónico en formato XML, transmitido a la Dian para validación dentro de las 48 horas siguientes.

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