La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) ha reiterado que el registro de los libros de contabilidad constituye un requisito indispensable para que estos documentos puedan utilizarse como prueba válida. Este procedimiento debe realizarse previamente al diligenciamiento de los libros y el responsable de la contabilidad debe gestionarlo directamente ante la entidad, según lo estipulado en el artículo 774 del Estatuto Tributario y en varios decretos reglamentarios vigentes. El registro no se efectúa en las cámaras de comercio, sino únicamente en las oficinas de la Dian correspondientes al domicilio del obligado.

El trámite puede solicitarse en cualquier momento, pero su validez probatoria solo se adquiere si se realiza con antelación a la utilización de los libros. Entre los libros más utilizados que se pueden registrar se encuentran el diario columnario, el mayor y balance, el inventario y balances, los libros auxiliares, los de registro de accionistas o socios, actas, propietarios y residentes, así como el libro foliado y sellado. En todos los casos, el procedimiento debe efectuarse de forma presencial en los puntos de contacto autorizados por la Dian. (Lea: Dian explica cómo solicitar el certificado de residencia fiscal de forma virtual)

La Dian cuenta con un plazo de 15 días hábiles para efectuar el registro desde el momento de recepción de la solicitud. Cabe destacar que el proceso no implica ningún costo para el usuario. Asimismo, se recuerda que los consorcios no comerciales y las uniones temporales, al no estar obligados a registrarse en cámaras de comercio, deben registrar sus libros contables únicamente ante la Dian, en cumplimiento de las disposiciones aplicables.

En cuanto a los recaudadores de cuotas de fomento, estos deben llevar un libro foliado y sellado donde se consignen la fecha y número del comprobante, los datos del responsable, la cantidad del producto que causa la cuota en kilogramos y el valor recaudado. Estos libros también deben ser registrados ante la Dian, garantizando así la trazabilidad de las operaciones. La normativa busca asegurar la legalidad y claridad de la contabilidad, base para los estados financieros de las organizaciones.

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