Consejo de Estado precisa plazo de conservación de documentos y pruebas para efectos tributarios

Los contribuyentes y no contribuyentes deben conservar los documentos que soporten la información comercial, financiera y tributaria, con el fin de que la administración de impuestos pueda ejercer control sobre los tributos.

Así lo recordó la Sección Cuarta del Consejo de Estado, al señalar que, en determinados casos, esos documentos, información y pruebas se deben conservar por el término de cinco años, contados a partir del 1º de enero del año siguiente a su elaboración, expedición o recibo.

Además, en vigencia del artículo 46 de la Ley 962 del 2005 (esto es, después del 8 de julio del mismo año), los documentos, información y pruebas deben conservarse “hasta que quede en firme la declaración de renta”, término que, en principio, puede ser de dos años.

El alto tribunal precisó que tratándose de documentos, información y pruebas que se hayan elaborado, expedido o recibido en vigencia del artículo 46 de la Ley 962, pero que no son soporte de una declaración de renta, deben conservarse por el término establecido en el artículo 632 del Estatuto Tributario, es decir, por espacio de cinco años.

Lo anterior por cuanto el artículo 632 del Estatuto Tributario (ET) obliga a conservar los documentos, tanto a los contribuyentes como a los no contribuyentes, y el artículo 46 de la Ley 962 solo regula el término para los obligados a presentar declaración de renta.

Según la sentencia, una interpretación armónica de los artículos 632 del ET y 46 de la Ley 962 permite afirmar que el plazo de conservación de documentos para declarantes y no declarantes debe ser equivalente al término de firmeza de la declaración de renta, que es la regla general, pero contabilizado a partir de momentos diferentes, así:

1. Para los contribuyentes, el deber de conservación de los documentos, información y pruebas es de dos años, hasta que quede en firme la declaración de renta.

2. Para los no contribuyentes, el deber de conservación de los documentos, informaciones y pruebas es de dos años, contados a partir del 1º de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo.

El magistrado Hugo Fernando Bastidas presentó salvamento de voto.

(Consejo de Estado, Sección Cuarta, Sentencia 76001233100020060024201 (18971), abr. 30/14, C. P. Jorge Octavio Ramírez)

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