Resuelva inquietudes sobre implementación de la factura electrónica y del soporte de pago de nómina electrónica

¿Qué es el Sistema de factura electrónica (SFE)?

 

Incluye los documentos electrónicos con fines fiscales, que son soporte de costos, deducciones, ingresos, pasivos o impuestos descontables y los servicios que utilicen como insumo los documentos electrónicos o la información que proporcionan estos, como el caso del registro de facturas electrónicas de venta como título valor (Radian), las devoluciones y las declaraciones sugeridas de impuestos.

 

¿Qué documentos y servicios componen el SFE?

 

Entre los documentos que hacen actualmente parte del SFE están:

 

1. Factura electrónica de venta.
2. Reporte para validación de facturas de talonario o de papel expedidas por inconvenientes de tipo tecnológico del facturador.
3. Documento soporte de pago de nómina electrónica.
4. Documento soporte de adquisiciones con no obligados.

 

Próximos documentos que harán parte de este sistema al ser desmaterializados son:

 

         i.            Documentos equivalentes a la factura de venta.

       ii.            Documento soporte de importación.

 

Estos documentos tienen formas de operación tecnológicas similares a la factura electrónica de venta.

 

Dentro de los servicios que hacen parte del SFE se encuentran:

 

         i.            La plataforma Radian, que es el servicio de registro de facturas electrónicas de venta como título valor.

       ii.            Devoluciones.

     iii.            Declaraciones sugeridas.

 

¿Qué es documento soporte de pago de nómina electrónica?

 

Refleja los valores devengados y deducidos que se desprenden de una relación laboral, o legal y reglamentaria, o por pago de pensiones a cargo del empleador. Luego de la validación realizada por la Dian, este documento es el soporte fiscal idóneo de costos y deducciones. (Lea: Dian aclara contenido de la Resolución 12, sobre documento soporte en adquisiciones)

 

Para un empleador es el documento que soporta los costos y deducciones relacionados con los pagos laborales y que puede deducir en el impuesto sobre la renta.

 

Se debe generar y transmitir para la validación de la Dian, de forma independiente, por cada uno de los empleados – pensionados, informando el valor correspondiente a los gastos laborales mensuales.

 

¿Quiénes tienen la obligación de transmitir a la Dian este documento soporte?

 

El artículo 4° de la Resolución 0013 determinó que los obligados a implementar la nómina electrónica son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que requieran este documento como soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, en sus declaraciones de renta.

 

¿Desde cuándo se debe transmitir el documento soporte de pago?

 

El calendario está basado en la cantidad de empleados que tenga en nómina el responsable, iniciando en septiembre del 2021 con aquellos que tengan más de 250 empleados, y así sucesivamente.

 

Calendario implementación
Grupo	Fecha de inicio para habilitarse en el sistema	Fecha máxima para iniciar con la generación del documento
1	1º de agosto del 2021	1º de septiembre del 2021
2		1º de octubre del 2021
3		1º de noviembre del 2021
4		1º de diciembre del 2021
*Debe incluir las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica

 

¿Qué beneficios trae el documento soporte de pago de nómina electrónica?

 

         i.            Poder usar los costos y deducciones relacionados con nómina validados por la Dian en la declaración de renta.

       ii.            Desmaterializar comprobantes fiscales para facilitar la consulta y trazabilidad.

     iii.            Acceder a mejores servicios electrónicos: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.

     iv.            Mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables reportada a la Dian.

       v.            Eliminar trámites administrativos, como certificar los desprendibles de nómina de sus empleados a terceros interesados, ellos podrán verificarlos directamente en la Dian.

 

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Documento, Abr. 30/21