El rembolso de gastos no causa la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente, pues este concepto no se origina en la venta de un bien o en la prestación de un servicio. No obstante, recordó la Dian, para que el contratante pueda soportar las deducciones por estos gastos y/o impuestos descontables según corresponda, los mismos deben estar debidamente soportados.

Ahora bien, si el mandatario adquiere bienes y servicios en cumplimiento del contrato de mandato la factura deberá ser expedida por el tercero proveedor a nombre del mandatario, siendo este último quien debe certificar el costo, gasto y/o descontable al mandante siguiendo los requisitos señalados en el artículo 1.6.1.4.9. del Decreto 1625 del 2016.

Así las cosas, las adquisiciones que haya efectuado el mandatario por el mandante están soportadas en facturas, respecto de las cuales el mandatario debe identificar si corresponden a operaciones propias o del mandante. Si se trata de operaciones propias, serán el soporte para recuperar los gastos que efectúe por el mandante.

Se trata de la adquisición de bienes y/o servicios que fueron facturados en su momento por el respectivo proveedor, frente a las cuales el mandatario efectuó su pago. Por lo tanto, como corresponden al desarrollo del mandato, lo que pretende el mandatario frente al mandante es su rembolso, caso en el cual no es necesario expedir una factura.