Dian aclara aspectos de la firma digital en el documento de nómina electrónica

La Dian precisó que el documento soporte de pago de nómina electrónica, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 12 del artículo 5 de la Resolución 0013 del 2021, debe contener: “La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Dian, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica”. 

Adicionalmente, esa misma disposición precisa que el citado documento soporte debe contener: “13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas y la identificación del software”.

Así las cosas, para la autoridad tributaria, la norma es clara en disponer que si bien la generación de dicho documento está en cabeza de aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto de renta e impuestos descontables en IVA, cuando aplique; estas personas pueden cumplir con este deber a través de terceros, quienes a su vez van a ser considerados por la administración tributaria como sus representantes. (Lea: ¿En qué momento se debe transmitir el documento soporte en adquisiciones realizadas a no obligados a expedir factura electrónica?)

Teniendo en cuenta dispuesto por los artículos 572 y 573 del Estatuto Tributario, la entidad concluye que, en efecto, es potestad del sujeto obligado a generar y trasmitir para validación el documento soporte de pago y las notas de ajuste del citado documento, cumplir con dicha obligación a través de terceros, los cuales pueden ser proveedores de soluciones tecnológicas.

Los terceros actuarán como representantes para cumplir con la generación del documento y deberán habilitarse previamente por la Dian con dicha calidad. De modo que la obligación de firmar digitalmente el soporte de pago podrá ser encomendada al tercero mandatario, quien en virtud del mandato podrá firmar digitalmente en calidad de representante del sujeto obligado y, así, dar cumplimiento al requisito expuesto en el numeral 12 del artículo 5 de la Resolución 0013 del 2021. Lo anterior le exige dar cumplimiento pleno a la política de firma establecida por la unidad administrativa al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento.