Así es la notificación electrónica de actos administrativos expedidos por la Dian

Desde el pasado 8 de mayo, la Dian empezó a implementar el Sistema de notificación electrónica de actos administrativos, como mecanismo de uso preferente en las comunicaciones expedidas en materia tributaria, aduanera y cambiaria.

La determinación, dada a conocer oficialmente mediante la Circular Externa 0004, del 7 de mayo del 2021, da cumplimiento a lo establecido en el artículo 10 de la Resolución 0038 del 2020, con la cual se adoptó la notificación por medios electrónicos en la entidad y a lo establecido en el artículo 759 del Decreto 1165 del 2019, modificado por el artículo 137 del Decreto 360 del 2021. (Lea: Correo electrónico informado en el RUT supone manifestación de ser notificado de esa manera)

De esta forma, los actos administrativos generados por la entidad serán enviados a la última dirección electrónica informada por el administrado (contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante, entidad recaudadora, usuario aduanero o de comercio exterior y en general los sujetos de obligaciones administradas por la entidad), en el registro único tributario - RUT.

¿Qué es la notificación electrónica?

De conformidad con lo previsto en los artículos 563, 564, 565 y 566-1 del Estatuto Tributario (E. T.), es la forma de notificación que se surte de manera electrónica, por medio del cual la Dian de manera preferente pone en conocimiento de los administrados el contenido de un acto administrativo particular y concreto, con el fin de garantizar el conocimiento del mismo de manera clara y cierta, y de esta forma permitir el derecho de defensa y contradicción a los administrados. (Lea: La sola indicación de la dirección electrónica se debe entender como autorización para recibir notificaciones)

Esta forma de notificación se surte cuando la Dian pone en conocimiento de los administrados, a través del correo electrónico reportado en el RUT, los actos administrativos en materia tributaria, aduanera o cambiaria, en los términos establecidos en los artículos 565 y 566-1 del E. T.

¿Cuándo se entiende surtida la notificación?

De conformidad con el inciso tercero del artículo 566-1 del E. T., la notificación electrónica se entenderá surtida, para todos los efectos legales, en la fecha del envío del acto administrativo en el correo electrónico autorizado. No obstante, los términos legales con que cuenta el administrado para responder o impugnar en sede administrativa comenzarán a correr transcurridos cinco días a partir de la entrega del correo electrónico.

¿Qué elementos debe contener el mensaje con el cual se envía el acto administrativo?

El mensaje deberá contener los siguientes elementos:

        i.            Código de verificación, que permita al administrado verificar la autenticidad del mensaje enviado.

       ii.            Nombre completo del administrado, NIT, la fecha de expedición del mensaje y la indicación de los medios electrónicos complementarios para visualizar el acto administrativo y su contenido, en caso de existir.

     iii.            El acto administrativo adjunto, en su totalidad.

     iv.            La advertencia que mediante el respectivo correo se está notificando el acto administrativo adjunto, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo.

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Circular externa 0004, mayo 7/21.