Títulos valores se deben conservar por 10 años

Teniendo en cuenta que los títulos valores tienen la calidad de documentos del comerciante, están cobijados por la obligación de ser conservados en medio físico o electrónico que garantice su reproducción durante los 10 años siguientes a su expedición, de acuerdo con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 962 del 2005.

Según esta disposición, durante dicho término el comerciante debe conservar los soportes de su información comercial y contable, con la posibilidad de utilizar para el efecto, a su elección, la conservación en papel o en cualquier medio técnico o electrónico que garantice su reproducción.     

En este sentido, el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 indica que cuando se utilice un medio técnico, electrónico o magnético el mismo deberá garantizar la reproducción exacta, caso en el cual el comerciante puede destruir el documento que se lleve en papel, sin más requerimiento, desde el último asiento, documento o comprobante.      

Vencido el mencionado plazo de 10 años, los comerciantes podrán destruir los documentos pertinentes sin cumplir requisito alguno y sin que se les pueda exigir su presentación, indicó la Superintendencia de Sociedades.

En el caso analizado, la empresa consultante, en aras de demostrar su debida gestión y considerando que se trata de obligaciones que ya fueron canceladas, debe hacer las diligencias tendientes a lograr la restitución de los títulos valores a los acreedores de los mismos conforme a la particularidades de los negocios jurídicos que les dieron origen.

Supersociedades, Concepto 220-40367, Mayo 07/19.