¿Sabe para qué las sociedades deben llevar un libro de actas?

De acuerdo con la Superintendencia de Sociedades (Supersociedades), las actas son documentos donde se consignan los temas tratados y decididos en las reuniones de los órganos colegiados de las diferentes clases de personas jurídicas, sean sociedades comerciales, civiles o entidades sin ánimo de lucro.

Ahora bien, según la entidad, el libro de actas tiene por finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones de los órganos colegiados del ente, constituyéndose en el relato histórico, aunque resumido, de aspectos administrativos, económicos, jurídicos, financieros, contables, y en general los aspectos relacionados con el desarrollo del objeto social de la entidad.

Los hechos que consten allí deben ser probados con copias que estén autorizadas por el secretario o por algún representante de la sociedad, precisó la Supersociedades. Sin embargo, la copia o el acta correspondiente podrán ser tachadas de falsedad, en los términos del artículo 189 del Código de Comercio (C. Co). (Lea: Registro mercantil de libros de comercio: ¡un fiasco!)

Para que tengan valor probatorio, agregó, las actas deben estar firmadas por el presidente y el secretario o en su defecto por el revisor fiscal, conforme lo contempla el artículo 431 del C. Co.

Sociedades por acciones simplificadas

Teniendo en cuenta la remisión que realiza el artículo 45 de la ley que creó este tipo societario (Ley 1258 del 2008) a los estatutos sociales, a las normas que rigen a las sociedades anónimas y, en su defecto, al C. Co, las sociedades por acciones simplificadas (SAS) deben llevar un libro en el que se deben anotar en orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o junta de socios, las cuales serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.

Aunque decisiones tales como reformas estatutarias (artículo 29), transformación (artículo 31) y la fusión abreviada (artículo 33) deben constar en documento privado inscrito en el registro mercantil, la obligación de documentar en actas las decisiones sociales no excluye ningún tema y, en tal virtud, el documento privado debe constar en acta o coincidir con esta. (Lea: Actas del máximo órgano social de las SAS no requieren firma de secretario)

(Supersociedades, Concepto 220-130431, sep. 28/15)

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