Registro mercantil, información segura, confiable y centralizada para el tránsito eficiente de los negocios

Martín Salcedo Vargas

 

Vicepresidente de Servicios Registrales de la Cámara de Comercio de Bogotá

 

El éxito del desarrollo comercial se basa en el conocimiento y entendimiento que pueden tener los diferentes actores que hacen parte del tráfico mercantil, pues ello genera un ambiente de confianza y seguridad para realizar negocios, premisa que no distingue origen, jurisdicción, normativa e inclusive cultura.

 

En virtud de esta necesidad, en el ámbito empresarial se cuenta con diversas herramientas que unifican y estandarizan la información, el lenguaje y los términos con los cuales se desarrollan los negocios, se miden los resultados y se relacionan sus actores: el dólar, la codificación internacional industrial uniforme (CIIU) o los incoterms son ejemplos de ello.

 

Es allí donde cobran relevancia las herramientas que tienen los empresarios para conocerse y brindar seguridad jurídica a sus relaciones, más aún cuando la mayoría de ellas son efectuadas por compañías cuya existencia no es corpórea, pero gozan jurídicamente de la misma capacidad legal.

 

¿Qué información es la mínima requerida para conocer la compañía?, ¿cuáles son los datos pertinentes que se necesitan para brindar seguridad jurídica al negocio? Y en especial ¿quién o quiénes pueden suministrar dicha información con la idoneidad, exactitud y pertinencia que requiere la relación comercial, podrá hacerlo la misma compañía o deberá entregarla a un tercero o varios – según los datos a requerir?, interrogantes a resolver para brindar seguridad a las relaciones en el entorno empresarial.

 

El registro constituye una herramienta idónea, moderna y eficiente que estandariza, unifica y concentra en un solo lugar la debida información de los empresarios, estando disponible para quien requiera conocer información de cualquier compañía.

 

Los profesionales en la materia, dentro de los cuales sobresalen los encargados de las actividades de due diligence empresarial (asesores jurídicos internos de las compañías o firmas de abogados) y los mismos empresarios destacan al sistema registral colombiano y en particular a su documento insignia: Certificado de Existencia y Representación Legal. Este documento, emitido por las cámaras de comercio como administradores del registro público mercantil colombiano, es una herramienta que aporta a sus necesidades jurídicas y empresariales, pues compila en un solo documento una cantidad importante y relevante de datos e información empresarial. 

 

Son pocos los ejemplos que brindan similares características en nuestra región y mucho más cuando se refiere a jurisdicciones tan importantes para realizar negocios como la estadounidense o la mexicana. Nuestro certificado de existencia es actualizado, completo, accesible y seguro.

 

Actualizado y completo

 

La mayoría de las legislaciones contempla la renovación de su información empresarial. En el caso colombiano se resalta el compromiso del empresario para cumplir con este deber, como una manifestación expresa de formalidad, legalidad y responsabilidad como comerciantes.

 

Por las condiciones propias de la legislación colombiana y del tránsito mercantil, mantener el certificado debidamente actualizado implica el fácil acceso al sistema financiero y la debida consecución de negocios, pues sin dicha información no se pueden asegurar jurídicamente asuntos tales como la capacidad de la compañía, su respaldo financiero y especialmente su representación legal, facultades y limitantes para comprometer y contratar.

 

Estamos frente al documento con mayor cantidad de información empresarial a comparación de sus equivalentes de la región norte, centro y sur de nuestro continente, con un total de 34 datos relevantes dentro de los que se destacan su existencia, sus competencias o capacidades, la situación financiera y de capital social, sus administradores, representantes y apoderados, los grupos empresariales y situaciones de control.

 

El certificado brinda información confiable, soportada en una calificación jurídica realizada por la cámara de comercio conforme al control de legalidad asignado por la ley bajo la presunción legal y la buena fe del empresario al momento de inscribir sus actos o documentos. Su cualidad de ser un documento actualizado no solo se predica de la renovación o suministro de información oportuna por parte del empresario, sino de los datos que reposan en el documento, pues este compila la información relevante para el proceso de conocimiento de la compañía, lo que genera un valor agregado, toda vez que no demandará realizar procesos de análisis o extracción de datos, pues el deber de diligencia y procesamiento de información vigente (due diligence) es adelantado por las cámaras al momento de emitir el documento.

 

Adicionalmente, la información histórica de la empresa es conservada y custodiada por las cámaras, y se encuentra a disposición de cualquier persona para su libre acceso y consulta pudiendo certificarse a solicitud del cliente. Es así como la certificación de información histórica de la compañía se materializa en un documento que cuenta con las atribuciones jurídicas del dato registral, es decir, es oponible y tiene valor probatorio por ser parte del registro

 

Económico

 

El certificado de existencia y representación legal de las compañías es el segundo más económico del continente, de acuerdo con el estudio realizado este año por la Cámara de Comercio de Bogotá a 22 países.

 

Con un valor de US $1,6, su relación costo-beneficio es absoluta e inigualable por ningún otro documento equivalente que se emita con similares propósitos, dentro de los casos más relevantes emitidos con un costo inferior a US $ 10, encontramos el equivalente chileno que con un precio de US $ 3 ofrece un 85 % menos de información que el emitido en nuestro país y el brasilero que por US $ 5 brinda un 53 % menos de datos. La información faltante de los documentos equivalentes es suministrada por otras entidades como las notarías o las oficinas de impuestos y en otros aspectos indispensables para hacer negocios (como los datos de ubicación o contacto) deben ser ubicados en fuentes privadas de información.

 

Dentro de las jurisdicciones relevantes para realizar negocios como EE UU encontramos que se emite el documento equivalente más costoso, en particular el emitido por la División de Corporaciones de la Secretaría del Estado de Delaware, cuya tarifa oscila en los US $ 112,5 y el cual únicamente puede entregar un 18 % de información en comparación con el certificado colombiano; sin contar que por la naturaleza propia de su legislación y registro, los datos faltantes no pueden encontrarse en fuentes públicas alternas – salvo la relacionada a los impuestos a cargo del International Revenue Services (IRS) – o en la misma oficina de Corporaciones, pues los documentos de formación y de reporte anual que se depositan en dicha entidad demandan una cantidad mínima y limitada de información, quedando la gran mayoría de datos a disposición interna de la empresa.

Cabe citar como referente especial de costo-beneficio el caso mexicano, pues no solo es costoso acceder a este documento (con una tarifa que asciende a la suma de US$35) sino que toma el mayor tiempo en su emisión, con un periodo de espera para el solicitante de 30 días. Al final de dicho periodo se recibe un documento que contiene un 82 % menos de información que el expedido en Colombia, que no demora más allá de un clic y su respectivo pago en línea. 

 

Accesible y seguro

 

No solo su bajo costo facilita el acceso al certificado, el mismo se encuentra disponible para que cualquier persona natural o jurídica, previo el pago de los valores correspondientes a su costo de emisión, pueda acceder a este documento sin ningún requisito adicional, desde cualquier lugar del mundo, pues este documento es construido y puesto a disposición del solicitante en un proceso que no toma en promedio más de cinco minutos después de recibido el pago electrónico. 

 

Los importantes esfuerzos efectuados por entidades como la Cámara de Comercio de Bogotá en beneficio de la seguridad jurídica de la información contenida en el certificado, en el caso particular de la citada entidad cameral, desde hace algo más de cinco años emiten el 100 % de sus certificaciones de forma electrónica con un proceso de firmado digital (firma electrónica avanzada en algunas legislaciones) que permite garantizar la integridad y el no repudio de la información, generando un valor para quien accede a este documento en la medida que puede estar seguro que los datos expuestos en él corresponden fielmente a la realidad jurídica de la compañía al momento en que fue expedido, lo que elimina totalmente la necesidad de corroborarlo contra alguna fuente de información alterna – pública o privada –.

 

El certificado de existencia y representación legal es un documento actualizado y económico, cuyo modelo puede llegar a ser valorado por otras legislaciones en favor de la estandarización y modernización de los registros, lo que aporta seguridad jurídica, eficacia y valor a los negocios y transacciones comerciales locales, pero sobre todo al comercio internacional.