¿Quiénes están obligados a registrar bases de datos?

La Ley de Protección de Datos Personales (Ley 1581 del 2012) aplica para todos los datos personales de personas naturales que estén en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas, recordó la Superintendencia de Industria y Comercio.

Estos datos deben estar sujetos a tratamiento, es decir, a la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos y cuyo procesamiento sea utilizando medios tecnológicos o manuales.

Los datos personales permiten asociar a una persona natural determinada o determinable, porque están referidos a aspectos exclusivos y propios de ella, permiten identificarla en mayor o menor medida, su propiedad reside exclusivamente en el titular (situación que no se altera por la obtención de parte de un tercero de manera lícita o ilícita) y su tratamiento está sometido a reglas especiales.

El responsable del tratamiento es la persona natural o jurídica que decide sobre las finalidades del mismo y los medios empleados para el efecto, por ejemplo, ponerlo en circulación, usarlo de alguna manera o permitir su acceso, indicó la entidad.

Quienes están obligados a registrar bases de datos personales son las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 unidades de valor tributario (UVT), es decir, $ 3.316 millones, y las personas jurídicas de naturaleza pública.

Procedimiento de inscripción

El procedimiento a seguir para la inscripción de las bases de datos se puede realizar en línea en el portal www.sic.gov.co, ingresando al micrositio de “protección de datos personales”, luego “registro de bases de datos”. Allí está el manual de ayuda, un video tutorial, preguntas frecuentes y la inscripción.

Dependiendo la calidad de responsable, estas son las fechas para la inscripción de bases de datos, en virtud de lo previsto en el Decreto 90 del 2018: (Lea: Amplían hasta el 31 de enero del 2018 el plazo para registrar bases de datos).

1. Hasta el 30 de septiembre del 2018 para las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 610.000 UVT.
   
    
2. Hasta el 30 de noviembre del 2018 para las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 y hasta 610.000 UVT.
   
    
3. Hasta el 31 de enero del 2019 para las personas jurídicas de naturaleza pública.
   
    
4. Para las bases de datos creadas con posterioridad al vencimiento de estos plazos, dentro de los dos meses siguientes a partir de la su creación.

Superindustria y Comercio, Concepto 18002594, Feb. 5/18

Documento disponible para suscriptores de LEGISmóvil. Solicite un demo.