Instrucciones de Supersociedades para la realización de asambleas

La Superintendencia de Sociedades expidió una circular con instrucciones que deberán ser tenidas en cuenta por parte de sus sociedades supervisadas.

 

Lo anterior en atención del Decreto 176 del 2021, que contiene las reglas que aplican a las reuniones de asambleas o juntas de socios de las personas jurídicas para los ejercicios contables pendientes del año 2019 y el 2020.

 

Reuniones pendientes del ejercicio 2019

 

El plazo máximo para realizar las reuniones ordinarias del máximo órgano social correspondientes al cierre del ejercicio contable del 2019, que aún no se hayan podido realizar, es el 31 de marzo del 2021. La norma establece que si para esta fecha la reunión no fuere convocada, los asociados se podrán reunir por derecho propio el primero de abril, a las 10:00 a. m. en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. (Lea: Reglas para las asambleas de propiedades horizontales o juntas de socios virtuales)

 

En este punto, la entidad destaca que la realización de las asambleas de cierre del ejercicio contable del 2019 deja de estar atada a la vigencia de la emergencia sanitaria y el decreto establece el 31 de marzo del 2021 como fecha límite para su realización.

 

Reuniones del ejercicio 2020

 

Las reuniones ordinarias correspondientes al ejercicio 2020 se deberán llevar a cabo dentro de las fechas y conforme a las reglas establecidas por el Código de Comercio, como ha sido habitual. Por lo anterior, el decreto unificó los plazos para la realización de reuniones ordinarias pendientes del ejercicio 2019, con las correspondientes al ejercicio 2020, estableciendo como fecha límite el 31 de marzo del 2021.

 

En ambos casos, las sociedades podrán escoger si la reunión ordinaria será presencial, no presencial o mixta, para lo cual deberán tener en cuenta las disposiciones del Decreto 398 del 2020, que fija los parámetros del cuórum para reuniones no presenciales o mixtas.

 

Adicionalmente, según el tipo de reunión, las sociedades deberán cumplir con las normas y medidas sanitarias de bioseguridad, las restricciones de aforo y de movilidad dispuestas por las autoridades nacionales o locales. Igualmente, se establece que cada asociado es responsable de contar con los medios necesarios para participar en la reunión, en caso de que esta sea virtual.

 

Sobre la modalidad para el desarrollo de una reunión ordinaria

 

En línea con lo indicado en el Decreto 398 del 2020 y las instrucciones impartidas por esta entidad mediante la Circular Externa 100-00002 de 2020, el Decreto 176 permite que la sociedad pueda escoger si la reunión ordinaria del máximo órgano social será presencial, no presencial o mixta.

 

Con lo anterior, se dota a las sociedades de opciones suficientes que les permitirán, bajo las actuales circunstancias sanitarias, realizar la reunión ordinaria que exige la ley, haciendo uso de alguna de las modalidades señaladas. Así las cosas, y dada la consideración de que las modalidades permitidas para el desarrollo de las reuniones incluyen las no presenciales y mixtas, resulta razonable que el Gobierno haya establecido una fecha fija como plazo para poder llevar a cabo las reuniones ordinarias del máximo órgano social, en los términos ya mencionados.

 

La escogencia de la modalidad de la reunión supone que la administración de la sociedad haga un juicio sobre su conveniencia a partir de las circunstancias específicas de cada empresa, lo que incluye la necesidad de verificar la existencia de medidas adoptadas por las autoridades nacionales y/o locales que impliquen restricciones a la movilidad, límites de aforo o la necesidad de adoptar medidas de bioseguridad.

 

La superintendencia indica que deberá tenerse en cuenta tanto lo dispuesto en los Decretos 4182, 420 y 5393 del 2020, como cualquier norma proferida por las autoridades nacionales y territoriales en las que se den instrucciones en materia de medidas de bioseguridad y límites de movilidad o aglomeraciones.

 

Por lo anterior, la entidad solicita tener en cuenta que la escogencia de la modalidad de la reunión conlleva unos deberes adicionales frente a la necesidad de cumplir con las normas para el control del riesgo sanitario, a la vez que las normas de derecho societario relacionadas con permitir el ejercicio del derecho de inspección y cumplir con las reglas estatutarias y legales en materia de convocatoria, cuórum y mayorías.

 

Reuniones en las que se deban estudiar dos ejercicios

 

Podría ocurrir que en algunas sociedades sea necesario agotar en una misma reunión los temas de las reuniones ordinarias correspondientes a los ejercicios 2019 y 2020. En este evento, tal como lo establece el Decreto 176 del 2021, no será posible conocer y decidir sobre los asuntos del ejercicio 2020 sin haber sido agotados los del ejercicio previo. Esta regla de orden cronológico se justifica debido a que los asuntos correspondientes al ejercicio 2020 podrían eventualmente resultar afectados por lo que se decida frente al ejercicio anterior.

 

En todo caso, resulta claro que una misma reunión en la que se deban agotar los temas de ambos ejercicios no dará lugar en ningún caso a duplicar el tiempo para el ejercicio del derecho de inspección.

 

Supersociedades, Circular externa 100-000001, 03/02/21.