La Superintendencia de Sociedades resolvió una consulta relacionada con el tiempo en que se debe conservar la información contable de una empresa que ha sido liquidada y, en este sentido, indicó que es de cinco años contados a partir de la cuenta final de liquidación, lo cual es concordante con el término de prescripción de las acciones en contra de los liquidadores previsto en el artículo 256 del Código de Comercio.

La entidad precisó que el artículo 28 de la Ley 962 del 2005 establece que los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un periodo de 10 años, contados a partir del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar, a elección del comerciante, su conservación en papel o en otro medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

No obstante, la disposición hace la salvedad en cuanto a la existencia de términos menores consagrados en normas especiales, como es el caso de la Circular Externa 115-000006, del 23 de diciembre del 2010, según la cual el liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.         

En cuanto a lo que debe entenderse por información contable que se debe conservar, señaló que es toda aquella que corresponda a los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios.

Supersociedades, Concepto 220-179485, Dic. 31/19.