Encargado del tratamiento de datos personales obra por cuenta del responsable, quien responde por errores o negligencia

El responsable del tratamiento de los datos personales es la persona natural o jurídica que decide sobre las finalidades del tratamiento y los medios empleados para el efecto, por ejemplo, para ponerlos en circulación, usarlos de alguna manera o determinar su acceso.

Por su parte, el encargado o subencargado es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de los datos personales por instrucción o delegación del responsable y está sujeto a las obligaciones contempladas en la Ley 1581 del 2012, sus decretos reglamentarios y las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Por lo tanto, le corresponde garantizar al titular en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data; conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.

Así mismo, debe actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco días hábiles siguientes, contados a partir de su recibo, y tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares, de manera que obran por cuenta del responsable, quien responde frente a los titulares de los datos personales y las autoridades por los errores o negligencia de los encargados.

Se recomienda que en los contratos de prestación de servicios celebrados con terceros se establezcan de manera clara las obligaciones especiales y los deberes que deben cumplir los encargados en el tratamiento de datos personales y que se pacten cláusulas contractuales, entre ellas sobre garantía de seguridad y confidencialidad de los datos personales y no apropiarse de los mismos luego de culminado.