¿Correos electrónicos hacen parte de los libros y papeles del comerciante para efectos de conservación?

Es responsabilidad de los administradores de la sociedad el manejo, conservación, custodia, guarda, registro y archivo de los papeles relacionados con sus negocios y actividades, en los términos previstos en los artículos 191 y 482 del Código de Comercio.

Aunque la Superintendencia de Sociedades no es competente para establecer de manera particular los parámetros de conservación y cuidado, los estatutos de la sociedad son la fuente principal para determinar las actividades de la empresa y, por ende, la correspondencia directamente relacionada con los negocios.

En este sentido, todos los mensajes de datos, entre ellos los correos electrónicos, que tengan relación con los libros y papeles del comerciante deben ser conservados por un periodo de 10 años, de acuerdo con lo dispuesto en el Código de Comercio, Ley 962 del 2005 y Ley 527 de 1999, salvo lo previsto para las empresas de liquidación.

Así las cosas, considerando el objeto social y los estatutos sociales, es posible identificar y clasificar con mayor certeza la correspondencia que se relaciona directamente con el mismo, dependiendo de la naturaleza y las condiciones del acto, operación o negocio mercantil o bien del hecho económico que se haya instrumentalizado.

Los administradores no pueden sustraerse de tomar las medidas y correctivos necesarios en cuanto a la regularidad y custodia de los libros y papeles del comerciante, lo que le implica realizar un análisis minucioso de la documentación que se maneja en la sociedad.   

Supersociedades, Concepto 220-168586, Nov. 2/18.