Conservación de correos electrónicos por 10 años no es capricho de la Supersociedades

Todos los mensajes de datos, entre ellos los correos electrónicos, que tengan relación con los libros y papeles del comerciante, tales como comprobantes de cuentas, soportes contables y correspondencia, deben ser conservados por un término de 10 años.

Lo anterior de acuerdo con lo previsto en los artículos 48 a 60 del Código de Comercio, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, el artículo 28 de la Ley 962 del 2005 y el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, salvo lo anotado para las empresas en liquidación. Así lo indicó la Superintendencia de Sociedades.

Así mismo, precisó que la labor de conservación no es un capricho de su potestad reglamentaria, sino que surge de un mandato legal, cuyo propósito esencial no es otro que lograr la integridad, inalterabilidad y seguridad de la información para los interesados en la misma. (Lea: ¿Cómo se puede certificar un documento electrónico para que tenga valor probatorio en un proceso?)

Igualmente, constituye la garantía de ubicarla y obtenerla apropiadamente por medios que garanticen su reproducción exacta y evitar así traumatismos innecesarios por la desidia en dicha labor. 

El concepto también citó una providencia de la Sección Cuarta del Consejo de Estado, la cual indicó que el concepto de libro de comercio en general y de libro de contabilidad en particular ostenta un carácter bastante amplio y comprende tanto el concepto tradicional de haz de hojas como también las cintas magnetofónicas, video tapes, microfilmación y disquete. (Lea: Custodia y conservación de los papeles del comerciante pueden pactarse mediante contrato de depósito)

Además de lo anterior, todos los documentos que los adelantos tecnológicos han puesto a servicio de los procesos económicos y que pueden ser autorizados por vía de reglamento, precisó.

Supersociedades, Concepto 220-268967, Nov. 30/17

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