Asentar las actas en el libro correspondiente implica ponerlas por escrito para que consten

Asentar en un solo libro las actas de los órganos de dirección, administración y control implica, de acuerdo con lo previsto en el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, anotar o poner por escrito directamente en el documento, para que conste.

Por lo tanto, precisó la Superintendencia de Sociedades, imprimir y adherir una hoja diferente desdibuja el concepto, pues altera los originales del libro y podría afectar el valor probatorio del documento como tal, en los términos de los artículos 57 y 58 del Código de Comercio.

Para que tengan valor probatorio, las actas deben estar firmadas por el presidente y el secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal, señaló.

El libro de actas tiene por finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones de los órganos colegiados, constituyéndose en el relato histórico, aunque resumido, de aspectos administrativos, económicos, jurídicos, financieros, contables y, en general, todos los relacionados con el objeto social de la entidad.

Los hechos que consten en las actas serán probados con copias de las mismas autorizadas por el secretario o por algún representante de la sociedad. Sin embargo, la copia o el acta correspondiente podrán ser tachadas de falsedad, de acuerdo con el artículo 189 del Estatuto Mercantil.

En materia contable, indicó la superintendencia, las modificaciones efectuadas por las normas internacionales de información financiera no establecieron nada relacionado con los libros de comercio, por lo que continúan vigentes las exigencias mencionadas y demás aplicables, como es el caso del Decreto 2649 de 1993.

Según esta disposición, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados, distinguiendo cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continúa para cada uno de ellos.

Supersociedades, Concepto 220-100402, Mayo 16/17

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