¿Es posible que la junta directiva emita decisiones a través de un grupo de WhatsApp?

En concepto de la Superintendencia de Sociedades, resulta viable que la junta directiva de una compañía se reúna, delibere y adopte decisiones comunicándose a través de un aplicativo de mensajería como WhatsApp, entre otros, teniendo en cuenta que los mensajes de datos enviados así cumplen con las condiciones que la ley prevé para dicho efecto.

De acuerdo con el artículo 2 de la Ley 527 de 1999, se entiende por mensaje de datos la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el intercambio electrónico de datos (EDI), internet o correo electrónico, de manera que los mensajes compartidos en los aplicativos de mensajería, como es el caso de WhatsApp, cuentan con la condición de mensaje de datos.

Así mismo, el artículo 5 de la misma ley reconoce plenos efectos jurídicos a la información que está en forma de mensaje de datos, como la contenida en los mensajes de texto enviados a través de aplicativos de mensajería. En efecto, dispone que no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.

De otra parte, el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 contempla la posibilidad de que las reuniones de los miembros de órganos colegiados de dirección y administración de las compañías puedan surtirse en forma no presencial a través de medios tecnológicos que permitan probar con fidelidad la fecha de la reunión, identidad de los participantes, sus intervenciones simultáneas o sucesivas durante las deliberaciones y la votación, entre otros, condiciones que reúnen las aplicaciones de mensajería.

Así las cosas, precisó la entidad, siempre que se apliquen las reglas en materia de convocatoria, cuórum y mayorías previstas en la ley o los estatutos y que se señale el medio tecnológico que será utilizado para adelantar la reunión no presencial y, así mismo, la manera en la cual se accederá a la misma, se podrán adelantar reuniones de junta directiva no presenciales, entre otros medios tecnológicos, a través del aplicativo WhatsApp.

En este evento, corresponde asegurarse a quien convoca que el aplicativo en el que se adelantará la reunión no presencial o mixta ofrezca suficientes medidas de seguridad, mensajes cifrados con estándares de encriptación, avisos de seguridad, así como advertir a los convocados que participen sobre el uso de redes de conexión segura, todo con el fin de asegurar la información de la reunión que soportará el contenido del acta correspondiente. Adicionalmente, es necesario que los miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva.