Así se formalizará la inscripción del RUT ante las cámaras de comercio

La Dian acaba de expedir una norma que regula el trámite de inscripción y actualización del registro único tributario (RUT) a través de las cámaras de comercio y establece sus características técnicas.

Así, una resolución faculta a las cámaras para que a través de sus sistemas registrales se capture la información necesaria para la inscripción y actualización del RUT en línea con la estrategia de racionalización de trámites del Ministerio de Comercio.

Inscripción en el RUT a través de las cámaras de comercio

Quienes se encuentren obligados a inscribirse en el RUT y en las cámaras de comercio deberán suministrar la información en el formulario Registro Único Empresarial y Social (RUES), incluyendo toda la información que sea requerida para la inscripción en el registro tributario, así esta no sea necesaria para la inscripción en las cámaras, aportando los documentos exigidos para su formalización. Esta información será compartida a la Dian mediante el servicio de interoperabilidad.

La solicitud de la inscripción en el RUT se realizará así:

         i.            Directamente por el interesado o por quien ejerza la representación legal, acreditando la calidad correspondiente.

       ii.            A través de apoderado debidamente acreditado, el cual no requiere tener la calidad de abogado.

Esta solicitud podrá realizarse en forma presencial o a través de mecanismos digitales dispuestos por los entes camerales.

Los documentos que se deben acreditar a la cámara para la inscripción son los establecidos en el artículo 1.6.1.2.11. del Decreto 1625 del 2016. Cuando los entes cuenten con mecanismos de autenticación biométrica, firma electrónica o con nuevas tecnologías, la identificación se realizará a través de estos.

Cuando el trámite se realice de manera presencial utilizando mecanismos de autenticación biométrica, se exigirá la exhibición del original del documento de identificación. Cuando se realice de manera virtual no se exigirá la presentación de originales o fotocopias del documento de identificación, toda vez que la autenticación se dará a través de la firma electrónica.

Trámite de inscripción

Para formalizar la inscripción, las cámaras deberán verificar que sea solicitado por la persona facultada para adelantar el trámite y que lo recibido: corresponda a los documentos requeridos para el trámite; que la fotocopia aportada coincida con el documento original que se exhibe, cuando el trámite se adelante de manera presencial y la identificación no se realice a través de mecanismos de autenticación biométrica, firma electrónica o con nuevas tecnologías; que quien solicita el trámite sea la persona natural que se matricula, su representante legal o el apoderado debidamente facultado. Para el caso de las personas jurídicas o asimiladas, que sea el representante legal o el apoderado debidamente facultado.

Igualmente, la entidad deberá construir un archivo con la información de los datos que conforman el RUT y solicitará a la administración tributaria la formalización de la inscripción y la asignación del NIT.

Por su parte, la Dian adelantará el proceso de validación, formalizará la inscripción y expedirá el NIT. La entidad enviará al correo electrónico informado por el contribuyente el certificado del registro.

En esta oportunidad, la norma también define la coordinación técnica para la formalización de los trámites de inscripción y el acceso de las cámaras a los servicios informáticos de la Dian.

Las cámaras deberán establecer procedimientos para garantizar que la realización de las actividades enlistadas en la norma se ejecuten de forma segura y se sujeten a los principios que gobiernan la reserva de información, por ejemplo, cumplir con los deberes consagrados en el régimen de protección de datos personales, Ley 1581 del 2012 y demás normas que lo modifiquen, en especial el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes, y cumplir con los principios de confidencialidad, integridad, autenticación, autorización, disponibilidad, calidad y demás principios de seguridad de la información y de buen manejo de esta, entre otros.

Se deroga entonces la Resolución 00052, del 21 de junio del 2016.

Por el término de seis meses, contados a partir de la publicación de la resolución, los procedimientos establecidos se implementarán de manera controlada hasta la estabilización del servicio, conforme con la operación de los sistemas técnicos previstos por la Dian y las cámaras, mientras tanto, seguirá disponible el servicio de interoperabilidad para la inscripción en el RUT establecido bajo la Resolución 0052.