Reglamentan firma electrónica en contratos laborales

El contrato individual de trabajo podrá ser firmado electrónicamente por cualquiera de las partes o por ambas. Se entenderá firmado por el empleador y por el trabajador cuando cumpla las condiciones de firma electrónica o digital, establecidas en la Ley 527 de 1999 o en el Decreto 1074 del 2015, así lo señala un reciente decreto expedido por el Ministerio del Trabajo.

Requisitos

Dicho contrato deberá cumplir con los requisitos mínimos establecidos en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo. Cuando el empleador opte por este mecanismo deberá proveer al trabajador de los medios necesarios para el uso del mismo, mediante desarrollos tecnológicos propios o contratados con terceros. (Lea: El empleador debe custodiar la información de sus trabajadores, aunque ya no exista relación laboral vigente)

Para la suscripción del contrato individual de trabajo podrán ser utilizadas las siguientes firmas:

         i.            Firma electrónica: obtenida por métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente, de acuerdo con el artículo 2.2.2.47.1 del Decreto 1074 del 2015.

       ii.            Firma digital: entendida como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación, de acuerdo con la Ley 527 de 1999.

Generalidades

Los empleadores deberán conservar los contratos de trabajo firmados electrónicamente mediante los mecanismos técnicos que garanticen la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos.

Eso sí, advierte la norma, la imposibilidad de firmar electrónicamente no será una barrera de acceso al empleo.

Finalmente, establece las reglas para el uso de la firma electrónica, por ejemplo, indica que la vigencia de la firma corresponde a la misma del contrato, sus correspondientes adiciones y modificaciones, en caso de que lleguen a convenirse o requerirse y que no tendrá ningún costo para el trabajador, correspondiendo exclusivamente al empleador el pago de cualquier valor asociado que se llegue a ocasionar.

Mintrabajo, Decreto 526, Mayo 19/21.