Las nuevas tecnologías han permitido el surgimiento y crecimiento de nuevas formas de gestión del trabajo con una raíz común: la conectividad casi instantánea y desde cualquier lugar. Con ello han surgido también nuevas formas de trabajar, siendo una de ellas la denominada teletrabajo. En Colombia, el teletrabajo se encuentra definido como “una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y comunicación (TIC) para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo”. (Ley 1221/08, art. 2º).

Más allá de la definición, el teletrabajo se entiende a partir de sus características:

1.  Una actividad laboral que se lleva a cabo fuera de la organización en la cual se encuentran centralizados todos los procesos.

2.  La utilización de tecnologías para facilitar la comunicación entre las partes sin necesidad de que estas se encuentren en un lugar físico determinado para cumplir sus funciones.

3.   Un modelo organizacional diferente al tradicional que replantea las formas de comunicación interna de la organización y, en consecuencia, genera nuevos mecanismos de control y seguimiento a las tareas.

Según el Ministerio de Tecnologías de la información y las comunicaciones (Mintic), se estima que en Colombia había más de 50.000 teletrabajadores

para el año 2016, y se aspira a que la cifra alcance los 120.000 en el 2018. Esta misma entidad asegura que son más de 280 las organizaciones, tanto privadas como públicas, que han adaptado el teletrabajo como una forma de gestión, teniendo como referencia el año 2016.

El éxito del teletrabajo obedece en una buena parte a que organizaciones reconocidas de varios sectores económicos le han apostado a la fórmula. Y el sector legal no es la excepción. Dado que históricamente los abogados se han presentado como un segmento profesional muy marcado por el tradicionalismo, sumado este a un entorno en el que los procedimientos y métodos de trabajo siguen estando apoyados en la utilización del papel como soporte material fundamental y, teniendo en cuenta las exigencias de confidencialidad y secreto profesional que deben presidir las relaciones con los clientes, pareciera que esta metodología de trabajo podría no casar muy bien con el ejercicio del Derecho. Sin embargo, el panorama es diferente.

Las firmas tradicionales están cambiando sus estructuras organizativas con el fin de adaptarse a unos nuevos tiempos y, sobre todo, a una nueva clase de clientes que valoran más que el contacto personal, la rapidez en la respuesta a sus peticiones. Firmas como Pinilla, González & Prieto Abogados; López & Asociados; Philippi Prietocarrizosa Ferrero DU & Uría; Godoy Córdoba y Norton Rose Fulbright, están implementando el teletrabajo como forma de permitir a sus abogados una mayor libertad y una mejor conciliación con su carrera profesional y personal, mientras que otras como Brigard & Urrutia o Moncada Abogados aún se mantienen operando bajo la modalidad tradicional.

Las experiencias de las firmas en Colombia

“La productividad de la firma ha crecido”, Pinilla, González & Prieto Abogados

Rodrigo Prieto Martínez, socio fundador de la firma, señala que en la compañía las ventajas que ha otorgado el teletrabajo han sido, en primer lugar, la oportunidad de favorecer el equilibrio familia-trabajo. Para el caso particular de las madres de familia, ha representado una oportunidad muy importante para compartir con sus hijos pequeños. En segundo lugar, ha generado un impacto en los colaboradores en cuanto a organización y gestión del tiempo, que ha repercutido en un aumento en la productividad, un mejor clima laboral, y en el mejoramiento de la calidad de vida de los trabajadores (ahorro en desplazamientos entre hogar y oficina). Además, Prieto puntualiza que es una forma de atraer talento en el momento de tener vacantes disponibles, pues el salario emocional es un gran motivador para las nuevas generaciones.

Como política de la firma, desde el año 2014 la metodología se ha implementado en casi todas las áreas, excepto en la parte administrativa y en los dependientes judiciales, que no aplican por el tipo de responsabilidades. Aproximadamente el 60 % de sus abogados trabaja bajo esta modalidad.

La firma dota a los abogados de las herramientas para teletrabajar, no sin antes revisar con la Aseguradora de Riegos Laborales lo concerniente a salud ocupacional, realizando visitas periódicas a quienes trabajan 100 % bajo esta modalidad.

“Lo hemos relacionado con la política de género”, López & Asociados

Juan Pablo López, director general, explica que existen varias formas y enfoques de teletrabajo (autónomo, suplementario, móvil y permanente), y que pueden adaptarse a diferentes necesidades y visiones de los negocios. De acuerdo con esto, el teletrabajo en esta firma se ha relacionado con la política de género, atendiendo a las realidades de la mujer y madre trabajadora. De los 102 trabajadores de la firma, 54 son mujeres.

Esta visión les ha facilitado el desarrollo balanceado de sus colaboradores, ha mejorado la productividad directamente atada a cumplimiento de metas, ha generado un mejor balance de vida-familia-trabajo, y ha mejorado la confianza, autorregulación y responsabilidad por parte de los empleados.

La implementación del teletrabajo, aún en forma parcial, les ha exigido un fortalecimiento de soportes tecnológicos y administrativos para facilitar ingresos remotos a bases de datos de la firma, computadores portátiles, teléfonos inteligentes y paquetes de datos que faciliten estar permanentemente en contacto.

Por razones que resultan obvias, las actividades relacionadas con asuntos judiciales o administrativos exigen niveles de implementación más complejos. Por otro lado, en López & Asociados consideran que el teletrabajo es una metodología que día a día valoran más los profesionales, pues empodera a los abogados y les permite demostrar su aporte y fuerza de trabajo, sin que ello suponga la inversión de tiempos adicionales. Esto facilita la concentración del empleado en la entrega de sus trabajos y optimiza los recursos. La firma suministra a los abogados computadores fijos y portátiles, teléfonos, soporte tecnológico remoto y canales de comunicación colectiva. El despacho ha participado en capacitaciones realizadas por el Ministerio de Trabajo y, actualmente, está diseñando otras nuevas herramientas para facilitar este modelo.

 “Las nuevas generaciones prefieren esquemas que ofrezcan flexibilidad”, Norton Rose Fulbright

Isabella Gandini García, socia y líder de la práctica laboral para Norton Rose Fulbright, señala que las principales ventajas del teletrabajo se ven reflejadas en esquemas de producción eficientes y ajustados a las nuevas exigencias sociales. Esta metodología promueve el aprovechamiento del espacio físico y del tiempo, logrando con esto una reducción en los costos asociados a la planta física y un equilibrio entre los espacios laborales y personales de los trabajadores, lo que se manifiesta en calidad de vida, productividad y satisfacción en las relaciones interpersonales. En sus oficinas en Canadá, el teletrabajo se ha implementado para lograr un equilibrio entre la vida personal y profesional. Los miembros de la firma usan esta alternativa para cumplir con las expectativas laborales sin afectar el equilibrio familiar.

En opinión de la experta de la firma, en principio se podría decir que el teletrabajo no encaja bien con las formas tradicionales de hacer negocios en la medida en que las empresas están acostumbradas a que exista un contacto directo entre sus miembros. Sin embargo, también es válido afirmar que esto es otro de los mitos existentes sobre esta modalidad de trabajo, dado que en ningún momento desconoce la necesidad de establecer un contacto personal cuando las circunstancias así lo exijan.

En Norton Rose Fulbright, tienen el caso de varios clientes, quienes aprovechando las ventajas que representa este esquema laboral, han decidido implementar el teletrabajo. Muchos de ellos lo han hecho motivados por un tema de espacio físico y reducción de costos. Para ello, se han asesorado con el fin de modificar el reglamento de trabajo, ajustar los contratos laborales de quienes se defina van a estar bajo esta modalidad, determinar si son cargos susceptibles de trabajar bajo este esquema, y capacitar al resto del personal para evitar incurrir en errores.

“Los asociados requieren contacto continuo con los clientes de manera presencial”, Philippi Prietocarrizosa Ferrero DU & Uría

Ana María Morales, asistente de Gestión Humana de Philippi Prietocarrizosa Ferrero DU & Uría, asegura que si bien la firma no tiene una política de teletrabajo establecida y considera que el teletrabajo no siempre encaja con la forma tradicional de ejercer la abogacía, dado que normalmente los asociados requieren contacto presencial y continuo con los clientes y con sus colegas en la compañía, sí permite a los asociados trabajar desde sus casas dependiendo del caso concreto y con previa autorización. Para ello, les ofrece las herramientas necesarias para que puedan desempeñarse desde sus domicilios.

Fuente: Libro blanco del ABC del teletrabajo en Colombia