Empleador debe almacenar y custodiar de manera adecuada los documentos de sus trabajadores

La Ley 594 del 2000 y la Circular 004 del 2003 regulan los temas de archivo en Colombia, cuyos destinatarios son las entidades estatales y los particulares que ejercen funciones públicas.

No obstante, aunque estas normas no están dirigidas a la empresas privadas, este sector puede adoptar la normativa en gestión documental producida en el país como parte de buenas prácticas que les permita la correcta administración de historias laborales, precisó el Ministerio del Trabajo.

En este evento, se parte de la base de la libertad de empresa que connota la libertad de organización dentro del marco legal, es decir, el correcto y obligatorio tratamiento de datos, en los términos de la Ley 1581 del 2012.

Al respecto, la Corte Constitucional ha señalado como deber de los responsables del tratamiento de datos personales la implementación de medidas de seguridad necesarias para impedir la adulteración, pérdida o deterioro de la información y su uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Así, por ejemplo, en el caso de los regímenes de pensión, el valor probatorio que ostenta la historia laboral compromete a las entidades encargadas de su administración a asegurar que su contenido sea confiable, es decir, garantizar que refleje el verdadero esfuerzo económico que realizó el potencial beneficiario de la pensión en aras de la satisfacción de las condiciones legales para acceder a ella.

El principio de veracidad exige que la información personal almacenada por las entidades públicas o privadas sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, lo cual, a su vez, prohíbe un tratamiento de datos parcial, incompleto, fraccionado o que induzca a error, agrega el alto tribunal.    

Por lo tanto, precisó el ministerio, es deber del empleador almacenar y custodiar de manera adecuada todos los documentos de sus trabajadores, guardando las reservas legales correspondientes.

Mintrabajo, Concepto 55860, jun. 03/20