Así se podrá habilitar el trabajo en casa en el sector público

A través de un reciente decreto, el Gobierno reglamentó la habilitación de trabajo en casa para el sector público, así como las condiciones complementarias necesarias para garantizar los derechos laborales de los servidores, los derechos de las entidades del Estado y los deberes de ambas partes. Las disposiciones aplican a los funcionarios de los organismos y entidades que conforman las ramas del poder público en sus distintos órdenes, sectores y niveles, órganos de control, órganos autónomos e independientes del Estado y a los particulares cuando cumplan funciones públicas. Así mismo, se deberá tener en cuenta lo dispuesto en el parágrafo del artículo 1 de la Ley 2088 del 2021.

Habilitación para el trabajo en casa

La entidad que pretenda habilitar a uno o varios servidores para el trabajo en casa deberá hacerlo a través de un acto administrativo, comunicado o memorando motivado que debe contener, como mínimo, lo siguiente:

1. Descripción de la situación ocasional, excepcional o especial que permite otorgar la habilitación, en los términos del artículo 2.2.37.1.4. 2.
2. La decisión sobre si los medios (instrumentos, equipos y demás herramientas) serán provistos por el servidor público o por la entidad.
3. Los nombres de los servidores que sean habilitados, tipo de vinculación, documentos de identidad, datos de contacto y dirección desde donde se van a prestar los servicios. La dirección puede ser del domicilio, el lugar de trabajo compartido o cualquier lugar en el territorio nacional. Cualquier modificación de la dirección deberá ser informada y aprobada por la entidad y no podrá hacerse efectiva hasta que se expida la correspondiente modificación y notificación a la administradora de riesgos laborales.
4. El periodo por el cual se otorgará la habilitación, que en ningún caso podrá ser superior a tres meses, así como la indicación si la prórroga opera automáticamente o deberá expedirse un nuevo acto al cumplimiento del plazo previsto.

Una vez cumplido el plazo y su prórroga, contemplados por la Ley 2088 del 2021, la entidad podrá seguir prorrogando la habilitación del trabajo en casa, siempre y cuando la situación ocasional, excepcional o especial permanezca en el tiempo. Una vez se acredite la superación de la misma, el servidor público deberá retornar al sitio de trabajo en un término máximo de hasta cinco días. (Lea: Servidores públicos que completen esquema de vacunación tendrán un día libre)

Según la norma, se entiende por situación ocasional, excepcional o especial aquellas circunstancias imprevisibles o irresistibles que generan riesgos para el servidor o inconveniencia para que el servidor público se traslade hasta el lugar de trabajo o haga uso de las instalaciones de la entidad.

La ocurrencia de la situación debe ser demostrable, para eso deberá acudirse a los actos administrativos emitidos por las autoridades nacionales, locales o institucionales que las declaren o reconozcan. En todo caso, para la habilitación del mecanismo se requiere que en el acto que determina la habilitación se haga un resumen sucinto de las circunstancias de hecho y de derecho que están ocurriendo.

Se advierte que la mera manifestación del hecho imprevisible o irresistible no es vinculante para la administración y no genera derecho automático al servidor a acceder a la habilitación del beneficio.

El decreto también enfatiza que las personas que desarrollan trabajo en casa realizarán las mismas actividades de manera virtual a las que regularmente desarrollan en su función habitual. “Las labores encomendadas al servidor deben obedecer a la carga habitual de trabajo, sin sobrecargas adicionales o por fuera de la cotidianidad del servicio”.

La norma también hace referencia al tratamiento de los riesgos laborales para el trabajo en casa, Instrumentos para su habilitación; canales oficiales de comunicación para ciudadanos y usuarios; programa de bienestar, entre otros.