La hora de la factura electrónica

 

La era del papel terminó. Ahora, las transacciones de venta de bienes y servicios que se adelanten desde las grandes empresas hasta los pequeños comerciantes deberán usar como su soporte oficial la factura electrónica. Esta tendrá lugar a través de sistemas computacionales y soluciones informáticas que permitirán dar cumplimiento a las condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

 

En Colombia, y en la mayoría de países, durante mucho tiempo se ha manejado la factura física para las diferentes transacciones comerciales. Por lo general, la administración tributaria, debido a las facultades que le confiere la ley, tiene el deber de controlar el manejo que se da a esta herramienta.

 

No obstante, el principal inconveniente que presenta el sistema tradicional es la complejidad que trae para el control fiscal, así lo comenta Héctor José García, gerente general de Certicámara. “Poder revisar con minucia el IVA, el ICA, el impuesto del Cree, como también someter a un cotejo físico entre la declaración en papel y la facturación del contribuyente es realmente complejo”. Añade que esto da pie para que conductas como la evasión se presenten de manera más frecuente, haciendo necesaria, por su configuración, la implementación de esta nueva figura en el comercio del país.

 

¿Qué es?

 

En primer lugar, hay que entender que la factura electrónica, a pesar de ser digital, no pierde su significado genérico, contenido en el artículo 772 del Código de Comercio: el título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario. Las características que tiene no le quitan los mismos efectos legales que la de papel.

 

De este modo, se consagra como el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que, operativamente, tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas, según lo define el numeral 1º del artículo 2º  del Decreto 2242 del 2015. Así, será un documento legalmente válido como medio de respaldo para las operaciones entre contribuyentes.

 

Antes del mencionado decreto, ya existía una normativa que mencionaba la existencia de esta figura, como el artículo 616 del Estatuto Tributario, que le concede a la factura electrónica un equivalente a la de venta. También el Decreto 1929 del 2007, reglamentario de dicho artículo, y la Resolución 14465 del 2000, pero solo hasta ahora se ordena masificar su uso.

 

Entre sus características específicas, se encuentra que el título se firmará digitalmente por el emisor, la numeración será autorizada vía internet por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y que podrá ser representada gráficamente.

 

¿Para qué sirve?

 

Según Leonardo Sicard Abad, director de Gestión de Fiscalización de la DIAN, esta figura trae bastantes beneficios: “Mejorará la competitividad del país al disminuir los costos de transacción en la economía, aumentará la eficiencia en los procesos logísticos y disminuirá el uso del papel. Las nuevas tecnologías permitirán integrar los sistemas de información financieros, comerciales, contables, de producción y logísticos de las organizaciones y empresas”.

 

También añade que contribuyentes, emitentes y destinatarios se verán beneficiados, debido a que optimizará los procesos de envío de bienes y mercancías, habrá mejor disponibilidad de la información de las facturas y planificación de los procesos de aprovisionamiento y la logística de los bienes y mercancías.

 

Los expertos coinciden en que, además de sus ventajas en términos de velocidad y agilización de los procesos, habrá más seguridad jurídica en los pleitos que se susciten al  respecto, puesto que ahora será más fácil seguir el rastro de la factura y en qué momento fue modificada.

 

Sigue creciendo

 

Países como México, Perú, Brasil o Chile ya llevan un importante adelanto en la legislación y la implementación de esta figura que facilita el comercio trasnacional. A mediano y largo plazo, la idea es que todos los Estados, incluyendo Colombia, progresivamente se adhieran a la normativa marco que ha emitido la Comisión de las Naciones Unidas para el Desarrollo Mercantil Internacional referida a documentos electrónicos transferibles y que tiene como meta la unificación del comercio trasnacional bajo ciertos parámetros específicos.

 

En esa misma línea, la factura de este tipo adquiere importancia por otro elemento destacable: su capacidad de circular como un título valor electrónico. “Los empresarios, cuando emiten su factura y la radican, usualmente tienen que esperar entre 30, 60, 90 o 120 días para que les paguen. Los dueños de esas facturas salen al mercado a hacer operaciones de factoring para financiar su operación. En un futuro, se espera que haya una negociación electrónica de esos títulos valores para facilitarle las cosas al empresario”, señala García.

 

Gran salto tecnológico

 

El decreto aún debe ser reglamentado para su implementación, pero la DIAN tiene previsto que en los próximos meses se desarrollará un piloto del sistema con empresas previamente seleccionadas, para que empiecen a facturar totalmente en electrónico. La idea de esto es subsanar posibles errores que puedan surgir en la ejecución de la medida. Del mismo modo, aún hay que terminar de perfeccionar aspectos técnicos relacionados con el formato del archivo XML, la firma electrónica y la numeración para el correcto funcionamiento de la figura.

 

La implementación será sometida a una sistematización en la que operadores tecnológicos van a ser pieza clave. La facturación tendría que ser realizada a través de una plataforma virtual, que de entrada les permitirá cumplir con un doble objetivo en un corto periodo de tiempo: enviarlas a la DIAN para verificación y también al cliente para que este tenga su comprobante de pago. Igualmente, se contará con almacenamiento de todas las facturas en los servidores para ser consultados en cualquier momento. Es el sistema que usa Chile y que, probablemente, también se utilice en Colombia.

 

Para Javier Daza Country, manager de Seres Colombia, no hay que hacerse una idea equivocada de la llegada de este tipo de factura: “La percepción de las empresas es que va a complicarles más los procesos, que será más costoso, que tendrán que invertir en sistemas de información, lo cual es un desconocimiento de los beneficios de la factura electrónica”.

 

Daza añade que las empresas simplemente tendrán que contratar el servicio con el operador y aprender a usar la plataforma. “Los costos en facturación disminuirán de un aproximado de 7.000 pesos por factura a tan solo 700”, asegura.

 

 

Un cabo suelto por resolver

 

Aunque el decreto trae consigo una nueva forma de realizar transacciones hasta hoy conocidas, hay un especial asunto para prestarle atención antes de la implementación de la factura.

 

Lina Sepúlveda, profesional de Cavelier Abogados, comenta que si bien es cierto hay un sinnúmero de beneficios relacionados con la factura electrónica, también es verdad que hay una contingencia importante por solucionar: “La factura electrónica no se puede negociar, dado que el parágrafo del artículo 1º de la Ley 1231 del 2008 no ha sido reglamentado. Es decir, los comerciantes que se acojan al sistema no podrían realizar operaciones de factoring, por ejemplo, como alternativa de financiación para sus empresas”, señala.

 

Lo cierto es que de ahora en adelante Colombia tendrá que incursionar de manera más directa en los procesos que las nuevas tecnologías le imponen. Es el reto que se debe asumir en pro de un Estado más competitivo y mejor organizado en materia comercial.