Luego de divulgar el informe de peticiones, quejas y reclamos del segundo semestre del 2013, y con el ánimo de tomar acciones correctivas, la Superintendencia de Notariado y Registro (Supernotariado) hizo una serie de recomendaciones generales para mejorar el servicio notarial.

Además, la entidad ordenó visitas especiales para corroborar las deficiencias del servicio, y les solicitó explicaciones a los funcionarios, con el fin de determinar las actuaciones disciplinarias que se puedan adelantar.

La Supernotariado pidió mejorar los canales de comunicación con los usuarios, diseñar talleres y jornadas de capacitación a empleados, actualizar procedimientos internos, sensibilizar y orientar a los funcionarios sobre la importancia de la buena atención al usuario y contar con mecanismos de evaluación.

También ordenó establecer protocolos estándar de respuesta para temas reiterativos, con la idea de responderle al usuario con oportunidad y calidad.

De otro lado, solicitó mayor diligencia al autorizar los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción, para evitar posteriores correcciones, y recordó que es necesario aplicar lo dispuesto por el Decreto Ley 019 del 2012 (Decreto Ley Antitrámites), siempre que guarde relación con los trámites notariales.

Las notarías, además, deberán usar el buzón de sugerencias y hacerles un adecuado seguimiento a estas. Para ello, la Superintendencia pidió dejar evidencias escritas de las acciones tomadas, con el fin de cotejarlas en las visitas de inspección.

¿Qué dice el informe?

En los últimos tres meses del año, las quejas presentadas por los usuarios reflejaron lo siguiente:

Una de las tipologías más prominentes son las solicitudes relacionadas con presuntas irregularidades en escrituras públicas (suplantación, errores en la escritura, cambio de objeto, falsedad en poderes, autenticación, irregularidades en sucesiones, estafa, falta de control de legalidad y no expedición de factura).

Así mismo, son recurrentes las solicitudes relacionadas con la mala prestación en el servicio notarial por el incumplimiento en el horario, la dilación de los trámites y el maltrato a los usuarios.

En cuanto a los trámites, los reclamos se relacionan, en su mayoría, con registro civil, por anulación, corrección y copias. De igual forma, las quejas por solicitud de información, publicación de falsos poderes, solicitud de trámite y de investigación fueron recurrentes durante dicho periodo.

(Superintendencia de Notariado y Registro, Circular 175, feb. 10/14)

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