“Colombia es un referente en el manejo de datos personales”

Para la abogada externadista Diana Alexandra Buenaños, uno de los secretos de las empresas multimillonarias y exitosas como Google o Amazon es el manejo que brindan a la información que poseen. “¿Por qué las empresas colombianas consideran que el mismo ejercicio no puede ser realizado en menor escala con los datos con los que ya cuentan?”, se pregunta, al tiempo que insiste en que esta es una herramienta vital para que las compañías mejoren sus procesos y resultados corporativos.

 

ÁMBITO JURÍDICO: ¿Qué importancia tiene para las empresas el buen manejo de las bases de datos personales?

 

Diana Alexandra Buenaños Mena: El correcto manejo de las bases de datos personales les permite conocer su público objetivo, hecho que puede ser utilizado para generar mejores estrategias de negocio, definir nuevos segmentos que no han sido explotados y, con ello, aumentar las utilidades producidas. Así mismo, un análisis juicioso de las bases de datos internas de la empresa puede ayudar al mejoramiento de su capacidad de organización, lo que, a su vez, se traduce en una ventaja competitiva que genera beneficios tanto para la compañía como para sus usuarios y/o consumidores finales.

 

Lastimosamente, la Superintendencia de Industria y Comercio (Superindustria) ha puesto énfasis en la importancia de las mismas para las personas naturales, dejando de lado a los empresarios, mientras que se pretende “incentivar” el cumplimiento de las compañías con la mención de las sanciones a las que pueden ser sometidas por el incumplimiento. 

 

Si pensamos en empresas multimillonarias, como Google o Amazon, es un hecho conocido que lo que realmente las ha llevado tan lejos no es más que el manejo brindado a la información que poseen. ¿Por qué las empresas colombianas consideran que el mismo ejercicio no puede ser realizado en menor escala con los datos con los que ya cuentan?  Dicho uso puede hacerse de forma responsable y como una herramienta para alcanzar este tipo de objetivos empresariales y, muchos más, a través de la Ley 1581 del 2012 y demás normas que la desarrollan.

 

El buen manejo de las bases de datos personales debe ser vista por los empresarios colombianos como una oportunidad de conocimiento y mejora de sus propios procesos, una forma de pararse frente al espejo y darse cuenta de que se ha descuidado, cuáles son sus fortalezas y debilidades y cómo se visualizan en el futuro. Todo esto por medio del análisis y correcto manejo de la información.

 

Ámbito Jurídico (A. J.): Pocas empresas han cumplido con su deber de registrar las bases de datos. ¿Cómo se explica esta apatía?  

 

D. A. B. M.: Considero que más que falta de pedagogía es un tema cultural. Los colombianos en general y para el caso que nos ocupa, las empresas nacionales, están acostumbradas a la resolución de conflictos y problemáticas “en caliente”, más que al reconocimiento y mitigación de futuros riesgos. En este orden de ideas, obligaciones como el registro de las bases de datos o la determinación de procedimientos y medidas preventivas para el correcto manejo de la información personal no son considerados una prioridad empresarial, a menos que dicha información sea el “business core” de la compañía. 

 

Las empresas ocupan su tiempo en aquellas actividades que consideran indispensables para su funcionamiento y crecimiento, esperando hasta el último momento para cumplir con obligaciones legales como esta, en la mayoría de los casos más por el temor a la sanción (la cual puede llegar hasta los 2.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes, sin contar con la suspensión o cierre temporal/definitivo de las operaciones relacionadas con el tratamiento de datos), que porque consideren que el cumplimiento de lo exigido en la normativa genera un valor agregado en el desarrollo de su negocio.

 

Dicha realidad, sumada al aumento imprevisto de gastos operativos (monetarios o no) asociados al cumplimiento de la norma, ya sea en la búsqueda y contratación de profesionales externos que les ayuden a ejecutar dicha obligación o el tiempo que debe ser utilizado por sus propios empleados para el desarrollo de la tarea, genera esta apatía que se menciona.

 

Ámbito Jurídico (A. J.):¿Es posible aplazar nuevamente esta obligación?

 

D. A. B. M.: Si bien siempre existe la posibilidad de prórroga y que, de acuerdo con la información brindada en la página web de la Superindustria, al 31 de agosto del 2017 solo el 27,31 % de los obligados habían cumplido, debe tenerse en cuenta que, mediante el Decreto 1115 del 2017, la Superindustria extendió, por una vez, el plazo máximo para el cumplimiento de la obligación en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) y, con ello, la implementación de las demás exigencias consagradas en la Ley 1581 del 2012. 

 

Este hecho hace muy poco probable que se extiendan nuevamente los plazos, más aún cuando se han desplegado grandes esfuerzos administrativos para la divulgación de dicha normativa. 

 

Recordemos que el Decreto 1115 del 2017 estableció que las personas jurídicas de naturaleza privada y las sociedades de economía mixta inscritas en las cámaras de comercio del país tienen plazo hasta el 31 de enero del 2018 para realizar la inscripción de sus bases de datos en el RNBD, mientras que las personas naturales, las entidades públicas distintas a las sociedades de economía mixta y las personas jurídicas que no están inscritas en las cámaras de comercio tienen hasta el 31 de enero del 2019 para cumplir con dicha obligación. 

 

Ámbito Jurídico (A. J.): Se cumplieron cinco años de vigencia de la Ley 1581 del 2012. ¿Qué balance hace de esta normativa? 

 

D. A. B. M.: Considero que el balance de la Ley 1581 es bastante positivo. En Latinoamericana, Colombia es considerado como un referente en los temas relacionados con el manejo de datos personales, gracias a esta normativa y a los esfuerzos realizados por la Superindustria en su papel de autoridad de protección de datos, para que los instrumentos consagrados en la misma no se queden en el papel y produzcan efectos en la vida real.

 

Es posible observar cómo en estos cinco años de vigencia de la norma, se ha ido creando en la sociedad colombiana una conciencia creciente sobre la existencia del derecho al habeas data y el correcto tratamiento de los datos personales, términos que pasaron de ser desconocidos a formar parte de nuestro léxico y diario vivir, pues los encontramos tanto en las pequeñas cosas (nuestras compras en el supermercado), como en los grandes escándalos que sacuden al mundo y a nuestro país.

 

Vivimos en una época de la humanidad donde la información es sinónimo de poder y, a través de la divulgación, el cumplimiento y la exigencia de las normas relacionadas con el uso dado a nuestros propios datos, estamos empoderando a los colombianos para que cada vez seamos más receptivos y críticos sobre lo que pasa a nuestro alrededor, hecho que considero nos permite afirmar que, a pesar del camino que falta por recorrer, se ha realizado un excelente trabajo con ayuda y a través de dicha norma.

 

Diana Alexandra Buenaños Mena

 

Estudios realizados: es abogada de la Universidad Externado de Colombia y tiene una Maestría en Derecho y Economía del programa Erasmus Mundus “European Master in Law & Economics EMLE” en las universidades Erasmus de Rotterdam (Holanda), Ghent (Bélgica) y Aix-Marseille (Francia).

 

Cargos desempeñados: fue miembro de la firma Ernst & Young Colombia, donde estuvo vinculada por más de tres años, asesorando ejecutivos y compañías en temas como Derecho Laboral, inmigración y tributación individual, entre otros

 

Ocupación actual: es socia de la firma Calec Abogados, donde desempeña el cargo de Directora de Proyectos y Consultoría.