El virus cambió la forma de operar de la justicia

Desde hace un año, la realidad social, económica y laboral de los colombianos ha cambiado drásticamente debido a la pandemia del coronavirus (covid-19), y el acceso a la justicia no ha sido la excepción.

 

Desde que se declaró el Estado de emergencia, la virtualidad ha jugado un papel fundamental tanto en la pequeña tienda de barrio como en las grandes corporaciones y poderes públicos.

 

Frente a las actuaciones judiciales, múltiples decisiones han buscado agilizar y mejorar el acceso de los usuarios a los servicios y garantizar y cuidar su salud y de los funcionarios y servidores públicos.   

 

La principal norma expedida es el Decreto 806 del 2020, proferido por el Ministerio de Justicia, que dispuso una serie de medidas para implementar las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales, agilizar los procesos y flexibilizar la atención a los usuarios, todo en el marco del estado de emergencia.

 

Según esta normativa, las autoridades judiciales deben dar a conocer en su página web los canales oficiales de comunicación e información mediante los cuales prestarán su servicio, así como los mecanismos tecnológicos que emplearán. 

 

Por su parte, los sujetos procesales deben realizar sus actuaciones y asistir a las audiencias y diligencias a través de medios tecnológicos. Para ello deberán suministrar los canales digitales elegidos para los fines del proceso o trámite y enviar a través de estos un ejemplar de todos los memoriales o actuaciones que realicen, simultáneamente con copia incorporada al mensaje enviado a la autoridad judicial.

 

Vale decir que los sujetos procesales y la autoridad judicial competente deberán manifestar las razones por las cuales no pueden realizar una actuación judicial específica a través de estas tecnologías, de lo cual se dejará constancia en el expediente y se realizará entonces de manera presencial. (Lea: Falta de acceso o conocimientos del apoderado en tecnología interrumpe el proceso)

 

Aspectos relevantes de los procesos judiciales bajo el Decreto 806

 

Expedientes: cuando no se tenga acceso al expediente físico en la sede judicial, tanto la autoridad judicial como los demás sujetos procesales colaborarán proporcionando por cualquier medio las piezas procesales que se encuentren en su poder y se requieran para desarrollar la actuación subsiguiente.

 

Poderes: los poderes especiales para cualquier actuación judicial se podrán conferir mediante mensaje de datos, sin firma manuscrita o digital, con la sola antefirma, se presumirán auténticos y no requerirán de ninguna presentación personal o reconocimiento. En el poder se indicará expresamente la dirección de correo electrónico del apoderado, que deberá coincidir con la inscrita en el Registro Nacional de Abogados.

 

Los poderes otorgados por personas inscritas en el Registro Mercantil deberán ser remitidos desde la dirección de correo electrónico inscrita para recibir notificaciones judiciales.

 

Demanda: inicialmente se indicó que la demanda indicará el canal digital donde deben ser notificadas las partes, sus representantes y apoderados, los testigos, peritos y cualquier tercero que deba ser citado al proceso, so pena de su inadmisión.

 

Sin embargo, posteriormente la Corte Constitucional condicionó esta disposición bajo el entendido de que en el evento en que el demandante desconozca la dirección electrónica de los peritos, testigos o cualquier tercero que deba ser citado al proceso podrá indicarlo así en la demanda, sin que ello implique su inadmisión. (Lea: Condicionan Decreto 806, que adoptó medidas tecnológicas para agilizar los procesos judiciales)

 

De las demandas y sus anexos no será necesario acompañar copias físicas, ni electrónicas para el archivo del juzgado, ni para el traslado.

 

Audiencias: las audiencias deberán realizarse utilizando los medios tecnológicos a disposición de las autoridades judiciales o por cualquier otro medio puesto a disposición por una o por ambas partes y en ellas deberá facilitarse y permitirse la presencia de todos los sujetos procesales, ya sea de manera virtual o telefónica. No se requerirá la autorización de que trata el parágrafo 2° del artículo 107 del Código General del Proceso (CGP).

 

Sin embargo, con autorización del titular del despacho, cualquier empleado podrá comunicarse con los sujetos procesales antes de la realización de las audiencias, con el fin de informarles sobre la herramienta tecnológica que se utilizará en ellas o para concertar una distinta.

 

Notificaciones personales: las notificaciones que deban hacerse personalmente también podrán efectuarse con el envío de la providencia respectiva como mensaje de datos a la dirección electrónica o sitio que suministre el interesado en que se realice la notificación, sin necesidad del envío de previa citación o aviso físico o virtual. Los anexos que deban entregarse para un traslado se enviarán por el mismo medio.

 

Notificación por estado y traslados: las notificaciones por estado se fijarán virtualmente, con inserción de la providencia y no será necesario imprimirlas, ni firmarlos por el secretario, ni dejar constancia con firma al pie de la providencia respectiva.

 

No obstante, no se insertarán en el estado electrónico las providencias que decretan medidas cautelares o hagan mención a menores o cuando la autoridad judicial así lo disponga por estar sujetas a reserva legal.

 

El alto tribunal constitucional condicionó el inciso 3º del artículo 8, que precisa las notificaciones personales, y el parágrafo del artículo 9, relacionado con la notificación por estado y traslados, bajo el entendido de que el término allí dispuesto (2 días) empezará a contarse cuando el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje de datos.

 

Emplazamiento para notificación personal: los emplazamientos que deban realizarse en aplicación del artículo 108 del Código General del Proceso se harán únicamente en el registro nacional de personas emplazadas, sin necesidad de publicación en un medio escrito.

 

Comunicaciones, oficios y despachos: todas las comunicaciones, oficios y despachos con cualquier destinatario se surtirán por el medio técnico disponible, como lo autoriza el artículo 111 del CGP.

 

Resolución de excepciones en la jurisdicción de lo contencioso administrativo: de las excepciones presentadas se correrá traslado por el término de tres días en la forma regulada en el artículo 110 del CGP o el que lo sustituya. En este término, la parte demandante podrá pronunciarse sobre ellas y, si fuere el caso, subsanar los defectos anotados en las excepciones previas.

 

Adicionalmente, la norma hizo precisiones sobre la sentencia anticipada en lo contencioso administrativo y la apelación de sentencias en materia civil, familia y laboral.

 

Finalmente, los secretarios o los funcionarios que hagan sus veces remitirán las comunicaciones necesarias para dar cumplimiento a las órdenes judiciales mediante mensaje de datos, dirigidas a cualquier entidad pública, privada o particulares, las cuales se presumen auténticas y no podrán desconocerse siempre que provengan del correo electrónico oficial de la autoridad judicial.

 

Endeudamiento para transformación digital de la justicia

 

Para confirmar que la digitalización de la justicia llegó para quedarse, el Gobierno impulsa una reforma a la Ley Estatutaria de la Administración de Justicia para integrar muchas de las normas del decreto y, por otra parte, un concepto favorable a la Nación dio el Consejo Nacional de Política Económica y Social (Conpes) para contratar una operación de crédito público externo con la banca multilateral hasta por US $ 100 millones, o su equivalente en otras monedas, destinada a financiar el programa para la transformación digital de la justicia en Colombia en su fase uno.

 

El monto total del programa, que está previsto para ejecutarse en al menos tres fases, llega a un monto aproximado de US $ 500 millones.

 

El documento emitido por el Conpes se orienta a la Rama Judicial y al Ministerio de Justicia como encargados de promover la implementación del expediente electrónico, de manera preferente en las entidades con funciones jurisdiccionales.