Contratos y la brecha entre el área legal y el negocio

Es común que las grandes y medianas empresas se enfrenten a desafíos tales como contratos dispersos, falta de seguimiento, incumplimientos debido a responsabilidades poco claras, ineficiencia operativa o demoras en las negociaciones. Esto ocurre principalmente porque el área legal no está del todo conectada con el negocio.

El último reporte "Contratos y la brecha Legal - Negocio”, publicado por ODDS Legal en colaboración con Webdox, explora la importancia de los contratos tanto para el área legal como para el funcionamiento de toda la organización y destaca la relevancia de contar con un software de gestión de contratos para aliviar los dolores contractuales más comunes.

El reporte que incluye las opiniones de más de 70 abogados in-house de Iberoamérica, incluyendo un 13,9 % de participación de abogados colombianos, muestra los diversos puntos de vista sobre el servicio que brinda el área legal en cada etapa del ciclo de vida de los contratos y cómo ello ha moldeado su relación con el negocio.

 

La investigación reveló hallazgos que representan una oportunidad importante para los equipos legales de Iberoamérica:

• La percepción del valor de los contratos por parte del negocio es casi un tercio más baja que la de legal.

 

• Casi la mitad de los equipos legales se encarga siempre o casi siempre de gestionar las firmas de los contratos.

• La negociación es la etapa en la que los clientes internos están más satisfechos con el servicio que reciben (5,77 de 7 puntos).

 

• La producción de contratos es la etapa que más quejas tiene (4,63 de 7 puntos).

• 1 de cada 3 equipos legales es involucrado de forma tardía frecuentemente, casi siempre o siempre.

• Un quinto de los departamentos jurídicos mostró algún nivel de desacuerdo respecto a que si los contratos generan algún tipo de ventaja competitiva.

• 1 de cada 5 gerencias legales experimenta problemas para encontrar sus contratos.

‘INTAKE’: Una avalancha de contratos

Esta primera sección del reporte se centra en la fase inicial del proceso contractual, conocida como intake. En ella se recomiendan cinco acciones claves para mejorar esta etapa, incluyendo el control del flujo de requerimientos, establecer una vía de comunicación específica, calibrar la cobertura del servicio, establecer niveles de servicio claros y garantizar la participación oportuna del equipo legal en los procesos.

 

1 de cada 3 equipos legales (34.72%) es involucrado de forma tardía en temas

contractuales frecuentemente, casi siempre o siempre. Eso mismo ocurre con

el 50 % de las gerencias legales de Colombia.

PRODUCCIÓN: Aún se puede afinar la máquina

El reporte confirma que la fase de producción de contratos es la que a menudo genera más fricciones. Destaca tres direcciones para mejorar esta etapa, incluyendo la detección de la demanda insatisfecha, la estandarización de la producción a través de plantillas y librerías de cláusulas y la búsqueda de eficiencia en la producción.

El área Legal dedica 27,17 % de la semana a los contratos, pero la demanda supera la capacidad.

NEGOCIACIÓN DE CONTRATOS: Un terreno poco explorado

Esta sección se enfoca en la negociación de contratos, que generalmente recibe menos quejas del negocio. Se presentan tres enfoques prácticos para fortalecer esta etapa, como definir claramente el rol del equipo legal, fomentar el auto servicio a través de guías de negociación y transformar la visión de los contratos como una ventaja competitiva.

 

El 88,89 % de las gerencias legales forma parte de las negociaciones. Algunos equipos lideran más y otros no tienen un rol claro.

APROBACIÓN Y FIRMA: La disyuntiva de la responsabilidad

La aprobación y firma de contratos son dos etapas cruciales en el proceso contractual. Aquí se discuten tres enfoques de mejora en la  aprobación y firma de contratos, incluyendo el diseño de un flujo de aprobación, la adopción de software de firma electrónica y la toma consciente de decisiones sobre la gestión de firmas para optimizar el tiempo y la eficiencia.

 

El 93,06 % de los equipos legales tiene un software de firma electrónica. Los sectores de salud y farmacéutica, tecnología, industrial y real estate, petróleo, energía y minería están avanzados. Ecuador y Colombia, siguen rezagados (20%).

ARCHIVO: La digitalización apremia

El archivo de los contratos implica almacenar, clasificar y mantener un registro seguro, con el objetivo de mantener viva la historia de las relaciones comerciales. En esta sección del reporte destacan tres áreas claves para mejorar el archivo de contratos, que incluyen la migración hacia un archivo digital, la auditoría del archivo para garantizar su integridad y la categorización de contratos para facilitar su ubicación.

Las compañías en las que la gerencia legal y el negocio están alineados han archivado el 89,06 % de sus contratos. Las que no lo están, solo un 65 %.

GESTIÓN: Aportar valor en base a métricas

Esta última sección enfatiza la importancia de la gestión de contratos y revela que algunos equipos legales no brindan este servicio. Se menciona la importancia de contar con métricas clave de rendimiento (KPIs) y la necesidad de empoderar a los clientes internos para reducir el tiempo de solicitud a firma.

 

1 de cada 4 departamentos jurídicos (23,76 %) no brinda servicios de gestión contractual. Estos equipos han preferido delegar esa tarea en áreas especializadas de administración o en los propios clientes internos.

Cerrando la brecha entre el área legal y el negocio

En un escenario competitivo en el que los contratos siguen siendo la columna vertebral de las operaciones empresariales, la innovación en la gestión de los procesos contractuales con un CLM Software como Webdox, es la clave para cerrar la brecha entre las áreas legales y de negocio.

En este sentido, la alianza de Webdox y Legis Colombia tiene como objetivo brindar una solución integral que conecta áreas legales con otros departamentos, mejorando así la eficiencia y el cumplimiento contractual, y sobre todo promoviendo el éxito de los clientes mediante la conexión entre áreas legales y los equipos de negocio.

 

Si quieres tener más información sobre esta alianza y cómo te puede ayudar a terminar con la brecha entre el área legal y el negocio agenda aquí una asesoría gratuita con un especialista.