Supersociedades imparte instrucciones para poner en marcha programas de transparencia y ética empresarial

Con el fin de actualizar las instrucciones de la Superintendencia de Sociedades a las recomendaciones de organismos internacionales, a la política general de supervisión y a las necesidades actuales, específicamente la necesidad de combatir la corrupción con herramientas eficaces de gobierno corporativo, la Superintendencia de Sociedades modificó integralmente la Circular Externa 100- 000003, del 26 de julio del 2016, por medio de la cual se expidió la Guía destinada a poner en marcha los programas de ética empresarial para la prevención de las conductas previstas en el artículo 2° de la Ley 1778 del 2016.

Los ajustes tienen como objetivo principal profundizar en las instrucciones y recomendaciones administrativas relacionadas con la promoción de los programas de transparencia y ética empresarial (PTEE), así como de los mecanismos internos de auditoría, anticorrupción y prevención del soborno transnacional y la corrupción, en el contexto de la Ley 1778 del 2016 y el Decreto 1736 del 2020.

Así las cosas, las nuevas instrucciones y recomendaciones administrativas pretenden la elaboración y puesta en marcha de manera obligatoria o como buena práctica de gobierno corporativo de programas de transparencia y ética empresarial efectivos que permitan a las entidades sujetas a la supervisión de la superintendencia estar en una mejor posición para mitigar el riesgo de soborno transnacional y de corrupción.

Están obligadas a dar aplicación, en lo que les corresponda, y contar con un PTEE, las siguientes empresas:

Además, en la Circular Externa 100000011 se detallan las obligadas según el sector: farmacéutico, infraestructura y construcción; manufacturero; minero-energético; tecnologías de información y comunicaciones; comercio de vehículos, sus partes, piezas y accesorios y actividades auxiliares de servicios financieros.

Para la elaboración del PTEE que mejor se adapte a las necesidades de cada entidad esta deberá identificar y evaluar en detalle los riesgos de corrupción y/o de soborno transnacional, dependiendo de los factores de riesgo propios como, por ejemplo, el sector económico, los terceros, los contratistas, los intermediarios, los asesores, los consultores y el tipo de contrato estatal, entre otros. Los planes deberán elaborarse y desarrollarse de acuerdo con las condiciones específicas de cada uno. De cualquier manera, un buen PTEE deberá permitirle a la obligada prevenir, detectar y corregir situaciones que tengan la potencialidad de convertirse en una práctica de corrupción.

Las entidades obligadas que a 31 de diciembre de cada año cumplan con los criterios establecidos dispondrán hasta el 31 de mayo del año siguiente para adoptar su respectivo programa de transparencia y ética empresarial o PTEE. Deberán enviar un oficio a la Superintendencia de Sociedades dentro de los 15 días hábiles siguientes al vencimiento del plazo para la adopción del PTEE, informando acerca de su calidad de entidad obligada. La circular detalla paso a paso los procedimientos para crear el programa.

Por otra parte, con una nueva circular externa, la entidad presenta cómo desarrollará las funciones de supervisión respecto de las entidades que deben adoptar un PTEE de manera obligatoria, así como aquellos actos administrativos que fijen los plazos para su implementación o presentación de informes.

Así pues, esta política de supervisión se basa en los tres pilares fundamentales: (i) la pedagogía; (ii) el cumplimiento normativo y (iii) la actuación oportuna y temprana.

En los documentos adjuntos puede conocer en detalles las disposiciones de la superintendencia.