Correos electrónicos de la empresa deben conservarse por 10 años

Los correos electrónicos de una compañía relacionados con el desarrollo del objeto social de la misma, así como con aspectos administrativos suyos, hacen parte de la documentación que el comerciante debe conservar por el periodo a que alude la Ley 962 del 2005, precisó la Superintendencia de Sociedades.

En efecto, la Ley 527 de 1999, en concordancia con la disposición mencionada, establece que la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada a través de correo electrónico constituye un mensaje de datos cuya validez vinculante es la misma que la de un documento que conste por escrito.

El artículo 12 establece como condiciones para la conservación de un mensaje de datos que la información que contenga sea accesible para su posterior consulta, que el formato sea el mismo en que se hubiere generado, enviado o recibido o en alguno que permita la reproducción exacta, y que se conserven los datos que permitan determinar el origen, destino, fecha y hora en que fue enviado o recibido.

Por lo tanto, indicó, no estará sujeta a conservación la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos, pero los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.

En cuanto al término durante el cual se deben conservar los mensajes de datos, dentro de los cuales están los correos electrónicos de la empresa, señaló que es de 10 años, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 962.

Supersociedades, Concepto 220-187987, sep. 28/16

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