Actas del máximo órgano social de las SAS no requieren firma de secretario

Para que las actas de la asamblea sean prueba fehaciente de los hechos que consten en ellas, además de las firmas de quienes actuaron como presidente y secretario, deben estar suscritas por el secretario no de la asamblea o junta de socios, sino de la sociedad, si lo tuviere o, en su defecto, por el representante legal.

Así las cosas, en el caso de una sociedad por acciones simplificada que no tenga secretario, basta con que el documento lo firme el representante legal o bien puede ser presentado ante notario para la autenticación correspondiente, indicó la Superintendencia de Sociedades.

El artículo 17 de la Ley 1258 del 2008 establece que las SAS pueden determinar libremente en sus estatutos la estructura orgánica de la compañía y demás normas que rigen su funcionamiento. A falta de estipulación estatutaria respecto a algún asunto en particular, es necesario remitirse a lo dispuesto en el artículo 45.

De acuerdo con esta salvedad, se tiene que, en materia de actas del máximo órgano social para los diversos tipos societarios, el artículo 189 del Código de Comercio indica que la copia de las mismas autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad será prueba suficiente de los hechos que constan en ellas, mientras no se demuestre falsedad.

Así mismo, el artículo 195 indica que las actas de las reuniones de la asamblea o junta de socios, llevadas cronológicamente en el libro de actas, serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios.

Por último, el artículo 431 determina que lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas y estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.      

(Supersociedades, Cpto 220-68453)