CORONAVIRUS: Por emergencia sanitaria, reuniones ordinarias del máximo órgano social pueden ser virtuales

Por medio del Decreto 398, del 13 de marzo, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo reglamentó parcialmente el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, en lo referente al desarrollo de las reuniones no presenciales de las juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas de las personas jurídicas.

La disposición se emite teniendo en cuenta la reciente Resolución 385, del pasado 12 de marzo, por la cual se declaró la emergencia sanitaria por causa del coronavirus y se adoptaron medidas para hacer frente a la situación.     

Por lo tanto, aunque por regla general las reuniones ordinarias del órgano social competente se deben realizar de manera presencial antes del 31 de marzo de cada año, resulta necesaria la adopción expedita de directrices, con el fin de evitar la congregación de personas en las mencionadas reuniones.

Para realizar reuniones de asamblea no presenciales o mixtas los representantes legales deberán dejar constancia sobre la continuidad del quórum necesario en la reunión y verificar la identidad de los participantes virtuales. Decreto 398 de 2020 #PrevenciónYAcción pic.twitter.com/12RTcWvl3u

— Supersociedades (@SSociedades) March 15, 2020

Así las cosas, se adiciona el Capítulo 16 del Título 1 de la Parte 2 de Libro 2 del Decreto 1074 del 2015 (DUR del sector Comercio, Industria y Turismo), sobre reuniones no presenciales, en el sentido que cuando se hace referencia a todos los socios o miembros debe entenderse que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar, según lo establecido legal o estatutariamente.

Cuórum necesario

El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del cuórum necesario durante toda la reunión, así como verificar la identidad de los participantes virtuales, para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.

Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, cuórum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.

El Decreto 398 de 2020 es aplicable a todas las personas jurídicas, sin excepción, para permitir las reuniones no presenciales o mixtas. #PrevenciónYAcción #MásEmpresaMásEmpleo pic.twitter.com/hXhsX650hQ

— Supersociedades (@SSociedades) March 15, 2020

Las sociedades que a la fecha hayan convocado a reunión ordinaria presencial del máximo órgano social para el año 2020 podrán, hasta un día antes de la fecha de la reunión convocada, dar el alcance señalado anteriormente e indicar el medio tecnológico y la manera en la cual se accederá a la reunión.

El alcance deberá hacerse por el mismo medio que se haya utilizado para realizar la convocatoria. Todas las personas jurídicas, sin excepción, están facultadas para aplicar las reglas previstas.     

Mincomercio, Decreto 398, Mar. 13/20.