Actual confinamiento no permite aplicar norma sobre suspensión y reanudación de reuniones

El artículo 430 del Código de Comercio, sobre suspensión y periodo máximo para las deliberaciones de la asamblea, no fue concebido dentro de la coyuntura económica y sanitaria actual derivada de la propagación del coronavirus (covid-19), en la medida que fue prevista para reuniones presenciales, de manera que en el estado de confinamiento actual no podrían reanudarse con la participación presencial de la totalidad de las acciones suscritas, precisó la Superintendencia de Sociedades.

En este evento lo que procede es realizar una nueva convocatoria en la que deben someterse a consideración los temas que no fueron tratados en la referida reunión, la cual debe estar documentada en un acta, conforme a lo dispuesto en los artículos 189 y 481 del código en mención, con la constancia de la imposibilidad legal para darle continuidad y concluir la consideración de los temas incluidos en el orden del día.

Así las cosas, señaló la entidad, por tratarse de una nueva convocatoria, no puede hablarse de reanudar la reunión, pues aquella que fue suspendida no puede concluir dadas las circunstancias actuales.

Nueva convocatoria

Para la convocatoria a la reunión no presencial debe tenerse en cuenta lo dispuesto en la Circular 100-000002, del 17 de marzo, según la cual la expresión "todos los socios o miembros" contenida en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 hace referencia a aquellos socios o miembros de la junta directiva que participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número necesario de participantes para deliberar, de manera que no se requiere la participación de todos los socios o miembros.

Así mismo, esta disposición indica que existe la posibilidad de adelantar reuniones mixtas, conforme se determine en la convocatoria, es decir, aquellas en las que algunos de sus participantes asistan físicamente (presencialmente) y otros virtualmente (no presencialmente).

La convocatoria a las reuniones no presenciales o mixtas deberá señalar los medios tecnológicos que serán utilizados y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios, sus apoderados o los miembros de la junta directiva para la participación virtual, sin perjuicio de las instrucciones necesarias para quienes asistan físicamente, en caso de que la reunión sea mixta, agregó la superintendencia.

El representante legal deberá verificar la identidad de las personas que asistan virtualmente, con el fin de garantizar que, en efecto, se trate de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva, según el caso. Además, deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del cuórum requerido para el inicio de la reunión, su desarrollo y hasta la culminación.

Supersociedades, Concepto 220-84067, May. 19/20.