Entidades están obligadas a reconstruir documentos cuando así se requiera

Una ciudadana trabajó en una notaría bogotana por casi 20 años. Al cumplir las condiciones para el reconocimiento y pago de la pensión de vejez inició el trámite correspondiente ante Colpensiones, para lo cual anexó las certificaciones laborales y salariales expedidas por el titular de la oficina.

Sin embargo, días después, Colpensiones le informó que no tendría en cuenta dichas certificaciones, por no cumplir con el formato requerido por el Ministerio de Hacienda, de conformidad con el Decreto 013 del 2001.

Ante esta situación, la peticionaria acudió a la notaría para que diligenciaran las certificaciones laborales en cumplimiento a la formalidad establecida en la norma anteriormente mencionada. Sin embargo, la titularidad de la notaría ya la ejercía otra persona, que manifestó que su predecesor no le había hecho entrega de las hojas de vida de los funcionarios que laboraron allí y que por ende no podía expedir dichas certificaciones ni reconstruir la hoja de vida de la peticionaria.

Es por esto que acude a la acción de tutela para que se proteja su derecho fundamental a la información. El juez de primera instancia negó el amparo y el expediente llegó a revisión de la Corte Constitucional.

El pronunciamiento de la Corte

La Corte Constitucional recordó que, de conformidad con el derecho al acceso y a la difusión de la información, la guarda de archivos por parte las entidades públicas debe desarrollarse en el marco de los principios de celeridad, eficacia, imparcialidad y publicidad, como criterios orientadores de la función administrativa.

A juicio de la corporación, esta actuación puede iniciarse mediante petición elevada por el ciudadano que así lo requiera, lo que quiere decir que quien solicita la expedición de un documento, a su vez, exhorta a que se adelanten las diligencias para su ubicación y, de ser necesarias, las que requieran su reconstrucción.

De acuerdo con lo anterior, concluyó que la información, tanto personal como socialmente relevante, no se conserva por su propia naturaleza, sino que es indispensable almacenarla. En esa medida, resulta fundamental asegurar la guarda de los soportes en los cuales se almacena la información, por lo cual revocó la sentencia de primera instancia y concedió el amparo a la accionante ordenando a Colpensiones que aceptara y avalara las certificaciones expedidas por el primer titular del despacho notarial, para que a su vez se reconociera la pensión de vejez (M. P. Jorge Iván Palacio).

Corte Constitucional, Sentencia T-086, 15/02/17

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