La auditoría forense y su rol en la administración de justicia

 

Carolina Sánchez

Directora Asociada

FTI Consulting Riesgos e Investigaciones

 

Con la reforma al Código General del Proceso (CGP, L. 1564/12) y la Ley de Arbitraje Nacional e Internacional (L. 1563/12), los reportes de auditorías forenses tomaron un rol sobresaliente. En particular, a la luz del artículo 226 del CGP, los resultados de estos pueden ser aportados por las partes al juez o al árbitro en calidad de “prueba pericial”, bien sea como prueba anticipada o para impugnar los informes de peritos que presenta la contraparte.

 

Por este motivo, día a día, es más común que tanto compañías del sector privado como firmas de abogados busquen adelantar auditorías forenses. El objetivo fundamental es probar la comisión de un fraude o un hecho irregular, para que sus resultados puedan ser utilizados como parte de la estrategia legal dentro de procesos judiciales complejos.

 

Lo anterior demuestra que el trabajo conjunto entre abogados, compañías y auditores forenses es cada vez más preponderante y, en muchas ocasiones, el reporte del auditor forense es considerado como “la prueba reina” en el proceso judicial. El reporte puede conducir al juez o al árbitro al convencimiento de los argumentos jurídicos de la demanda o contestación de la demanda, según corresponda, y, por ende, llevarlo a concluir sobre la existencia del fraude o de hechos irregulares. Entonces, ¿cuáles son las etapas que deben surtirse para presentar un reporte de auditoría forense exitoso ante una instancia judicial?

 

El reporte como prueba: las etapas del camino al éxito

 

Las etapas mínimas requeridas para la presentación de un reporte de auditoría forense como prueba pericial dentro de un proceso judicial deben ser, como mínimo, las siguientes:

 

(i) Definir el alcance. Esto permite a los auditores enfocar sus esfuerzos en la identificación y la verificación de los hechos que realmente son relevantes para cumplir con el objetivo del caso. Usualmente, lo que se debe buscar es una verificación exhaustiva y detallada con un cubrimiento, idealmente, del 100 %[1] de las operaciones que son objeto de investigación. Por esto, la definición del alcance cobra relevancia, ya que, al no definir aspectos como espacios temporales de revisión, procesos operativos, contratos específicos y, en muchos casos, clientes o proveedores puntuales, se puede caer recurrentemente en el error de abstraerse del propósito y no demostrar contundentemente la comisión del fraude o del hecho irregular.

 

(ii) Recolección de evidencia. Es clave tener en cuenta que debe cumplir con los lineamientos legales establecidos en las normas de cada jurisdicción en donde se esté adelantando la auditoría forense. Apelando a que el auditor forense basa sus conclusiones en las evidencias que recopila y que estas deben ser aceptadas en los estrados judiciales, es ideal contar con el acompañamiento legal, en todo momento, para que las mismas no sean rechazadas u objetadas.

 

La evidencia puede ser recolectada a través de diversas fuentes de información, tales como documentos físicos, datos no estructurados y datos estructurados. Los datos no estructurados pueden ser obtenidos de computadores, correos electrónicos, servidores, celulares e, incluso, desde la “nube” y siempre debe garantizarse la correcta cadena de custodia. Por su parte, los datos estructurados son los que se encuentran almacenados en una base de datos, por ejemplo, información contable o de ventas. Es clave asegurar que la información esté completa y precisa.

 

(iii) Investigación y análisis. No hay un camino cierto o unas reglas definidas en la ejecución de la auditoría forense. Por esta razón, se deben crear hipótesis, descubrir patrones de comportamiento en las personas y/o en la información, identificar desviaciones en los procesos, relacionar toda la información obtenida desde diferentes fuentes de información y analizar exhaustivamente toda la evidencia recopilada.

 

Dentro de los diferentes procedimientos y/o técnicas de investigación que pueden ser utilizados como parte de la auditoría forense, encontramos la contabilidad forense, las entrevistas, los análisis de documentos, el uso de tecnología forense y el trabajo de campo, entre otros.

 

El resultado de la ejecución de estos procedimientos permitirá al auditor forense concluir con respecto a las situaciones investigadas y prepararse para la escritura del reporte, que corresponde a la siguiente etapa.

 

(iv) Preparación del reporte. Además de cumplir con los requisitos mínimos exigidos y establecidos, entre otros, en el artículo 226 del CGP, el reporte deberá incluir, como mínimo, la siguiente información: periodo durante el cual el hecho fraudulento fue cometido, qué sucedió, cómo se perpetuó el fraude, quién o quiénes están involucrados en el esquema de fraude, cómo se ocultó o registró el hecho en la información financiera, la determinación de las posibles causas que posibilitaron la comisión del fraude y, finalmente, cuantificar el monto del fraude o el hecho irregular investigado.

 

Adicionalmente, debe incluir una opinión experta desde el punto de vista técnico del auditor forense que haga uso coherente de la evidencia recaudada y la materialización del hecho investigado.

 

El reporte, que termina siendo la prueba pericial aportada dentro del proceso judicial, tiene que recopilar adecuadamente los resultados de la investigación. En ultimas, de nada vale ser exitoso en la ejecución de las etapas previas, si los resultados no se plasman adecuadamente en un documento escrito, que sea claro, conciso, preciso y, sobre todo, fácil de entender para aquellos que no son auditores forenses, pero, principalmente, para el juez o árbitro encargado del proceso que, muchas veces, tienen un desconocimiento natural de aspectos técnicos.

 

(v) Testigo experto. El auditor forense debe tener la capacidad de transmitir y defender, de forma clara y concisa, todos los pasos ejecutados para llegar a la conclusión que se está presentando ante el juez o el tribunal de arbitramiento. En ese momento, el auditor forense deberá declarar detalladamente acerca de los hechos objeto de investigación y que son de su conocimiento.

 

Así mismo, deberá exponer, con precisión, la metodología investigativa utilizada, los procedimientos ejecutados y la evidencia recaudada que soporta en todos los aspectos el contenido del reporte.

 

Dentro de los principales errores cometidos por auditores forenses actuando como peritos expertos, se destacan: (i) la falta de sustentación de los argumentos y conclusiones de la investigación. (ii) La ausencia de contextualización con los hechos de la demanda, es decir, el desconocimiento de otros hechos importantes del proceso judicial, tales como la estrategia legal, las pruebas adicionales provistas, los testimonios o las declaraciones de otras partes de interés. Y (iii) las falencias en la defensa y contrargumentación cuando otro reporte pericial es presentado o cuando la contraparte, simplemente, contradice el resultado del reporte.

 

En conclusión, de poco sirve presentar un informe perfecto con evidencias que cumplen los requisitos legales y demás requerimientos, si el mismo no está sustentado, argumentado y defendido adecuadamente por el auditor forense experto.   

 

¿Por qué un reporte de auditoría forense puede ser clave en la administración de justicia?

 

El artículo 226 del CGP establece de forma cardinal que la prueba pericial es procedente para verificar hechos que interesen al proceso y requieran especiales conocimientos científicos, técnicos o artísticos. Es decir, procede dicha prueba en temas de complejidad y frente a los cuales es necesario contar con una experticia técnica, tal como una auditoría forense frente a los casos que investiga.

 

Por lo anterior, y habiendo explicado en detalle las etapas necesarias para presentar un reporte de auditoría forense como prueba pericial, es claro que el auditor forense podrá, dentro del proceso ante la jurisdicción ordinaria o en casos de tribunales de arbitramento, llevar al juez o al árbitro al convencimiento de la verdad y, por lo mismo, a una correcta administración de justicia. 

Indudablemente, el reporte de la auditoría forense debe ser visto como una invaluable prueba pericial que está disponible, que es permitida por la ley y que se ha convertido en una pieza probatoria clave para lograr el éxito en las controversias.