La reactivación virtual de la justicia civil, laboral y administrativa, según el ICDP

Ulises Canosa Suárez

Secretario General del ICDP

 

La crisis del covid-19 transforma la vida y la forma de hacer las cosas. La lamentable tragedia humana que sufrimos está obligando a digitalizar la comunicación, las relaciones y todo tipo de actividades. Nada volverá a ser como antes.   

 

Desde el 16 de marzo del 2020, los jueces debieron suspender la prestación del servicio público de administración de justicia que la sociedad colombiana necesita, como resultado de las medidas sanitarias de aislamiento y cuarentena encaminadas a prevenir y controlar la propagación del coronavirus (covid-19) y mitigar sus consecuencias.

 

Sin justicia los efectos perversos de la crisis se multiplican y agigantan y los conflictos aumentan por doquier. Está perjudicada la comunidad en general y, específicamente, aquellos que necesitan reclamar ante los jueces, además de quienes dependen de sus servicios, como los abogados litigantes.   

 

Ante una pandemia la prioridad siempre debe ser la vida y la salud de las personas. El Decreto 806 tiene el plausible propósito de facilitar la reactivación de la justicia, con el fin de garantizar los derechos de acceso y debido proceso, disminuyendo las posibilidades de propagación de la enfermedad, con actuaciones virtuales que protegen al público, a los sujetos procesales y a los servidores de la rama. Todos podrán trabajar preferencialmente desde casa, mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

 

El objeto del decreto consiste en implementar el uso de las TIC en las actuaciones judiciales y agilizar el trámite de los procesos ante la jurisdicción ordinaria con los medios digitales disponibles que eviten exigir y cumplir formalidades físicas o presenciales que no sean estrictamente necesarias, tanto en la especialidad civil, laboral, familia, de lo contencioso administrativo, constitucional y disciplinaria, como en las actuaciones de las autoridades administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales, además de los procesos arbitrales.

 

Claro está que si no se cuenta con los medios tecnológicos, o no sea necesario acudir a ellos, deberá prestarse el servicio de forma presencial siempre que sea posible, cumpliendo las medidas o protocolos biosanitarios del Ministerio de Salud y del Consejo Superior de la Judicatura, dejando constancia de las razones por las cuales no pueden usarse las TIC.

 

De relevancia la especial atención que merecen las poblaciones rurales y remotas, así como los grupos étnicos y personas con discapacidad que enfrenten barreras para el acceso a las TIC. A ellos deberán aplicarse criterios de accesibilidad o ajustes razonables que garanticen, en igualdad de condiciones, el derecho a la administración de justicia, por ejemplo a través de personerías y otras entidades públicas que deben facilitar sus sedes para que las personas accedan a la virtualidad.

 

El decreto ordena que siempre se deben adoptar medidas tendientes a garantizar el debido proceso, la publicidad y la contradicción, procurando la efectiva comunicación con los usuarios. El juez tendrá que ejercer sus poderes para que todos estén en condiciones de conocer las decisiones y ejercer sus derechos.

 

Es un deber suministrar los canales digitales elegidos para los fines del proceso y comunicar cualquier cambio, además de originar desde allí las actuaciones, asistir a las audiencias y diligencias a través de medios tecnológicos y enviar simultáneamente a las otras partes un ejemplar de los documentos que se presenten, como copia incorporada al mensaje remitido a la autoridad. También es un deber colaborar solidariamente con la buena marcha del servicio público de administración de justicia, por ejemplo proporcionando las piezas que están en su poder, si otro de los sujetos no tiene acceso al expediente.

 

Las actuaciones y documentos no requerirán de firmas manuscritas o digitales, presentaciones o autenticaciones, ni deberán incorporarse o presentarse en medios físicos y los poderes especiales para las actuaciones judiciales se podrán conferir mediante mensaje de datos con la sola antefirma, indicando la dirección de correo electrónico del apoderado, que deberá coincidir con la inscrita en el Registro Nacional de Abogados. Los poderes de personas inscritas en el registro mercantil deberán remitirse desde la dirección de correo electrónico habilitada para recibir notificaciones judiciales.

 

La amplia presunción de autenticidad establecida en el CGP, y ahora en este Decreto 806, se justifica porque en el escenario procesal hay plena publicidad y completa contradicción en virtud del dialogo cruzado de alegación por una parte de la autenticidad del documento, -que incluye su integridad- y la falta de oposición de la contraria. Si no hay tacha o desconocimiento es porque la autenticidad se acepta mutuamente, en desarrollo de la naturaleza dispositiva del proceso civil que convierte la autenticidad en un hecho pacífico o no controvertido, generalmente exento de prueba adicional.

 

Las demandas podrán presentarse en forma de mensaje de datos junto con sus anexos y, so pena de inadmisión, indicarán el canal digital donde deban hacerse las notificaciones. No será necesario acompañar copias físicas ni electrónicas para archivo o traslado. Al presentarse la demanda, si es posible, tendrá que enviarse simultáneamente copia electrónica a los demandados, lo mismo que del eventual escrito de subsanación, salvo cuando se soliciten cautelas o se desconozca dónde recibirá notificaciones el demandado. En estos eventos la notificación personal del admisorio se limitará al envío del auto.

 

Las audiencias se realizarán utilizando medios tecnológicos, que pueden incluso ser dispuestos por una o por ambas partes y en ellas deberá facilitarse la presencia de todos los sujetos, ya sea de manera virtual o telefónica, sin necesidad de justificar la ausencia física. Un empleado del juzgado, con autorización del juez, podrá comunicarse con quien se necesite para concertar lo pertinente.

 

Las notificaciones personales en todos los procesos y actuaciones, incluido en buena hora el monitorio, podrán efectuarse con el envío de la providencia y anexos a la dirección electrónica o sitio que suministre el interesado bajo la gravedad del juramento, sin necesidad de remitir citación o aviso físico o virtual, previa información de la forma como se obtuvo la ubicación, acompañada de las evidencias respectivas, como comunicaciones mantenidas con la persona por notificar.

 

En estos eventos la notificación personal se entenderá realizada una vez transcurridos dos días hábiles después del envío del mensaje y los términos empezarán a correr a partir del día siguiente al de la notificación, de tal forma que si un mensaje se envía un lunes, la notificación se entenderá realizada el miércoles y el término empezará a correr el jueves. Para los fines de esta forma de notificación, se podrán implementar sistemas de confirmación de recibo.

 

Los derechos del demandado están garantizados plenamente, porque siempre podrá solicitar la nulidad por indebida notificación, manifestando, bajo la gravedad del juramento, que no se enteró de la providencia, además de cumplir con lo dispuesto en los artículos 132 a 138 del CGP.

 

Con estos propósitos la autoridad judicial podrá solicitar información de las direcciones electrónicas o sitios de la parte por notificar que estén en las cámaras de comercio, superintendencias, entidades públicas o privadas, o utilizar aquellas que estén informadas en páginas web o en redes sociales.

 

También se facilita la notificación por estado y los traslados al permitirse su fijación virtual con inserción de la providencia, salvo casos justificados, sin impresión, ni firma del secretario, ni constancias al pie de la providencia, ni necesidad de envíos cuando una parte ya lo haya hecho, evento en el cual también, luego de dos días, se iniciará el término respectivo.

 

Por fin se eliminó la publicación en prensa de los emplazamientos, como se intentó cuando se redactó el CGP, que ahora se harán únicamente en el registro nacional de personas emplazadas.

 

Todas las comunicaciones, oficios y despachos con órdenes para cualquier destinatario se surtirán por el medio técnico disponible, se presumen auténticas y no podrán desconocerse si provienen del correo electrónico oficial de la autoridad judicial.

 

El recurso de apelación contra sentencia en los procesos civiles y de familia se tramitará excepcionalmente de manera escrita, con traslado de cinco días a cada parte para la sustentación y la réplica, salvo que se solicite o se decrete la práctica de pruebas. Si no se sustenta oportunamente el recurso, se declarará desierto, porque el CGP acogió el sistema de apelación impugnativa y sin sustentación no está definida la extensión de la competencia del juez de segunda instancia.

 

Finalmente, se regula la sentencia anticipada y la resolución de excepciones en la jurisdicción de lo contencioso administrativo, con remisión a los artículos 100 a 102 y 278 del CGP.

 

El decreto rige desde su expedición, el 4 de junio del 2020, y se aplicará a los procesos que se inicien a partir de su vigencia, lo mismo que a los procesos en curso, considerando lo previsto en el artículo 40 de la Ley 153 de 1887, modificado por el artículo 624 del CGP, de tal manera que, por ejemplo, los recursos interpuestos se regirán por la ley vigente cuando se interpusieron.

 

Hay que aplicar este decreto armónicamente con los acuerdos del Consejo Superior de la Judicatura, especialmente el que levanta la suspensión de términos a partir del 1 de julio de 2020.