Transformando los servicios legales

Fabian Urriago Guzmán

Miembro de la Dirección Corporativa de Gómez-Pinzón Abogados

Mucho se ha hablado del impacto de tecnologías como la inteligencia artificial, machine learning y big data en los procesos de las organizaciones en general, y el sector legal no es ajeno a ello. Durante varios años, muchos se han dedicado a escribir artículos, revistas y libros, para explicar de distintas formas cómo la profesión legal se ve beneficiada o afectada por el impacto de la tecnología, con lo que se generan altas expectativas sobre lo que realmente son y pueden hacer en los procesos internos de las organizaciones.

Se trata de desarrollos muy interesantes, que están inicialmente enfocados en funcionar mejor con información en lenguaje inglés y para firmas de abogados de tamaños grandes. Esto significa que son tecnologías que aún están en una curva de madurez y que todavía falta tiempo para ver en funcionamiento todas las maravillas que los demos hacen vislumbrar, sin hablar de los costos que se deben asumir para tener acceso a ellas, tanto económicos como en términos del tiempo que se requiere para “enseñarle” a la máquina.

Es importante no perder del radar su evolución, mapeando sus avances y contribuyendo de forma colaborativa a su mejora permanente, pero no perder tiempo a la espera de lograr resultados a través de este tipo de tecnologías y, menos aún, apalancar la estrategia de mediano plazo en ellas.

Parte del aprendizaje es lograr entender que el implementar tecnología para mejorar procesos requiere llevar a cabo algunos pasos internos, como lo son la gestión de cambio, la adaptabilidad de los usuarios a las plataformas y los nuevos procesos. Muchas veces se tiene en la mente que es tan sencillo como salir, seleccionar una herramienta, comprarla, prenderla y automáticamente ella hace todo sola. Desafortunadamente, no es así, se requiere de mucho tiempo de parametrización y adaptación. Es por eso que, precisamente, fracasan muchos proyectos de implementación de tecnología, porque no se surten los pasos previos necesarios y, al final, resultan preguntas como ¿para qué compramos o necesitamos esta herramienta? ¿No era lo que necesitábamos?, etc.

Lo que sí es una realidad es que la transformación del sector legal apalancada en la transformación digital (entendiendo que la “transformación digital” no necesariamente siempre involucrará tecnología como fuente principal para lograrse) es un camino que se debe emprender lo antes posible. Por lo tanto, debemos enfocar nuestros esfuerzos en lo que realmente nos dará resultados tangibles y victorias tempranas: procesos-información /conocimiento-tecnología.

Si se quiere ser diferenciador en el mercado, es clave dar los pasos acertados para lograrlo. Conocer la capacidad de los equipos internos y los servicios que realmente se logran prestar es un ejemplo de por dónde debería iniciar una firma. Esto permite dar resultados, mejorar internamente procesos y dar un beneficio al cliente externo.

Procesos

Es importante identificar los servicios que más demandan los clientes y se deben mapear como un proceso, se les debe hacer reingeniería y optimizarlos para cambiar la manera como siempre se han hecho. Lo anterior permitirá identificar los entregables que cada hito requiere en este proceso, así como el tiempo que tomaría hacerlo.

Información/conocimiento

Luego de ello, los entregables se podrán estandarizar a través de modelos muy completos. Siempre se ha hablado de la eficiencia que genera poder crear minutas y modelos, dado que los beneficios que reflejan son:

- No se pierde tiempo en la “formateada” de documentos.

- La revisión de los asociados, seniors, socios es mucho más ágil, dado que el “contrato”, por poner un ejemplo, fue creado desde un modelo aprobado por la firma y cumple con todos los requisitos.

- Se logra entregar un producto mucho más rápido y sin errores.

Tecnología

El proceso se puede mejorar más. Incorporar en este proceso una herramienta tecnológica de automatización de modelos permitiría lograr más eficiencia interna, rentabilidad para la firma y buen servicio al cliente, permitiendo ser oportunos en los tiempos que el cliente necesita y no como hoy, que el cliente debe adaptarse al tiempo del abogado para lograr entregar su producto.

Con solo estos pasos se logra una transformación en los servicios y no se ha necesitado de herramientas tecnológicas avanzadas.

Es claro que cada vez más las firmas de abogados requieren de profesionales interdisciplinarios que estén orientados a la tecnología y que puedan ofrecer servicios a través de procesos definidos. Adicionalmente, es claro que los equipos de los grupos de práctica no solo se conformarán por abogados, sino que deberán contar con profesionales de otras áreas que permitan crear equipos de alto impacto para superar las expectativas de los clientes, que cada día son más exigentes. Al final lo que se busca es poder prestar el mismo servicio, pero de una forma diferente.