Trabajo remoto para abogados

José Fernando Torres

Ex fellow del Legal Desing Lab de la Universidad de Stanford

A raíz del coronavirus (covid-19), muchos estamos trabajando desde la casa. Estoy seguro de que muchos equipos legales no están preparados para trabajar periodos largos de forma remota o virtual.

La historia es algo así. Comienza el día y el jefe pesado que le gusta ir puesto a puesto para ver a qué hora llega la gente ya no lo puede hacer. Empieza entonces a enviar correos y mensajes por WhatsApp para ver si la gente ya está trabajando en su computador. Alguno se demora en contestar y el jefe dice: “Este vago no está trabajando”. Los abogados montan un chat aparte en el que se comparten stickers y memes para burlarse del jefe por pesado e intenso. Sigue el día y un compañero le pide a otra compañera la última versión del contrato para revisar. La compañera responde “lo guardé en el computador de mi escritorio, no en mi computador portátil que me acaba de dar la oficina. Me toca volverlo a hacer…”. Continúa el día y el vicepresidente jurídico o la socia de la firma pide una reunión virtual. La reunión no se hace, porque el “Gran Jefe” nunca se ha conectado solo a una reunión virtual, siempre le han ayudado, y en este caso nadie lo puede ayudar a conectarse a la reunión desde la casa. Al final del día, los abogados se están enviando los contratos por WhatsApp, ya que el correo está desbordado. Nadie sabe cuál es la última versión del concepto.

Diseñar cómo trabajar de forma virtual nos ayuda a hacer más eficientes. Muchas de las mejores prácticas son aplicables al trabajo presencial. Un equipo sensato debería aprovechar este momento, organizar mejor su trabajo y volverse más creativo y eficiente. Estas son algunas recomendaciones para sacar el mejor provecho al trabajo remoto.

(i) Herramientas para el trabajo virtual. ‘Software’ para guardar documentos en la nube. Muchos abogados guardan los documentos en su computador personal y no en un repositorio de fácil acceso para otros. Esto dificulta mucho la colaboración para la elaboración de documentos. Algunas herramientas que pueden servir para evitar este problema son Dropbox, Box, Google Drive y Google Docs.

(ii) Herramientas para teleconferencias. Dado que no se pueden hacer reuniones presenciales, estas deben ser virtuales. Algunas herramientas para esto son Google Hangouts, Zoom, BlueJeans, GoToMeeting o Skype.

(iii) Software para gestión de proyectos. En vez de estar encima de las otras personas preguntan por correo electrónico o chat “en qué va esto”, el seguimiento a proyectos se puede hacer con herramientas de gestión para que cualquiera pueda verificar el estado de un proyecto sin volver loco a los demás. Para esto les recomiendo Trello, Asana, Basecamp, Monday o plantillas de gestión de proyectos en Google Sheets.

(iv) Herramientas de comunicación. En vez de tener mil mensajes de WhatsApp o mil correos preguntando lo que se hubiera preguntado en persona, es mejor tener herramientas especializadas que organicen la comunicación virtual por temas específicos. Recomiendo Slack, Microsoft Teams, Telegram o las funcionalidades de chat en Basecamp.

Además de tener las herramientas necesarias, es importante saber trabajar de forma remota o virtual. Estos son algunos de los principios que son clave. (i) Tener una reunión en la mañana para planear el trabajo y otra al final del día para seguimiento. Estas reuniones deben tener agendas claras y ser cortas (20 minutos máximo). (ii) Confiar en que las personas están haciendo su trabajo. A muchos abogados les encanta la “microgerencia” y sienten que si no están encima de las personas, el trabajo no se hace. Al trabajar de forma remota, hay que darles confianza a las personas. En la reunión del final del día se puede saber quién trabajó y quién no. (iii) Eliminar la mayor cantidad de reuniones. Una de las ventajas de trabajar de forma remota es que es fácil darse cuenta de que la mayoría de reuniones pueden reemplazarse por un par de correos. La regla general debería ser no tener reuniones. En vez, pueden usarse las herramientas de comunicación mencionadas arriba como Slack o Telegram. (iv) Crear protocolos de comunicación. Con la cantidad de herramientas disponibles para comunicarse (correo electrónico, chat, Slack, etc.,) es fácil que los equipos empiecen a recibir mensajes por muchos canales sobre el mismo tema. Esto se evita con reglas de comunicación. Por ejemplo, el litigio de determinado cliente únicamente se discute por el canal dedicado de Slack a este tema.

El trabajo remoto evidencia muchas de las debilidades que tiene la forma de trabajo presencial cuando se hace en piloto automático. Muestra que existen muchas reuniones innecesarias, los repositorios de documentos están mal organizados (o son inexistentes) y que, en general, no se tienen flujos de trabajo organizados. Dice el dicho que “Nunca debe desaprovecharse una crisis”. Aprovechemos esta crisis para ser mejores abogados.