Legaltech
El procedimiento digital llegó para quedarse
Andrés Espinosa Pulecio
Socio Espinosa Olarte Abogados
El nacimiento del “procedimiento digital en Colombia” se inicia con el Acuerdo PCSJA20-11567 del 2020, atendiendo lo ordenado por el Decreto-Ley 806 del 2020, principalmente sus artículos 2º y 4º, sobre uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y el expediente judicial, respectivamente.
El 18 de febrero del 2021, el Consejo Superior de la Judicatura expidió la versión 2 revisada del protocolo para la gestión de documentos electrónicos, digitalización y conformación del expediente.
Esto nos enfrenta a una verdadera revolución en el manejo procesal. Los abogados litigantes percibimos ya hace algún tiempo que este cambio llegaría, pero pensamos que sería gradual, poco a poco, tal vez en una transformación de unos 10 años, hacia el 2031, pero llegó anticipadamente, y llegó para quedarse. ¿Estamos preparados?
Debemos empezar por entender e interiorizar que este cambio es bueno y mucho, pues agilizará todo, hará más eficaz el control, ampliará el acceso y dará mayor inmediatez a las actuaciones, en fin, muchos de los principios que persigue una eficiente administración de justicia podrán desarrollarse mejor y más rápidamente en beneficio de los ciudadanos que la accedan a partir de esta transformación. Pero bueno, esto no quiere decir que sea sencillo.
Será un reto adaptarnos, comprender los cambios que deben aplicarse al procedimiento, manejar adecuadamente la formalidad tecnológica, proteger la información, darle seguridad al proceso y desarrollar todo lo que impone este protocolo construido entre abogados e ingenieros de sistemas.
El protocolo imparte las reglas que se deben tener en cuenta para poder conformar el expediente. Todo lo que manejamos hasta ahora cambia, se dan lineamientos sobre cómo se deben producir los documentos, cómo es el manejo para su envío y recepción y cómo digitalizar los documentos físicos y muchos otros aspectos.
Por poner solo un ejemplo, revisemos el punto sobre digitalizar un documento físico para ser incorporado al expediente: la resolución debe ser entre 300 y 600 ppp (esto es pixeles por pulgada); el formato de salida debe ser PDF/A o PDF; se deben usar escalas de grises y de color solo cuando el juez o magistrado considere que dicha condición se deba mantener; puede haber mejoramiento de imagen en edición, pero dicha función no debe modificar el documento; si el escáner lo permite, se debe aplicar la técnica de digitalización con mecanismos ORC (esto es una función de reconocimiento óptico de caracteres).
En adición a este punto, y para efectos de los criterios y los requisitos mínimos de alistamiento, captura, identificación y control de calidad, el protocolo remite a un anexo 3: Guía para la digitalización (escaneo) y control documental.
Dicha es la complejidad a la cual nos enfrentamos. Seguramente, un día concluyamos que es más simple y práctico de lo que suena cuando se describe en Word, pero, por lo pronto, debemos analizar como abogados cómo afecta esto el procedimiento al que hemos estado acostumbrados. El punto usado como ejemplo, sobre la digitalización de los documentos, reviste variados retos de interpretación y de procedimiento: ¿qué pasa si la prueba se incorpora en una resolución menor a la que exige el protocolo?, ¿bajo qué consideraciones el juez o magistrado debe exigir que la digitalización se haga a color?, ¿si el escáner lo permitía, pero no se aplicó la técnica de digitalización con mecanismos ORC, se puede incorporar el documento al expediente?
Y hay mucho más, el protocolo indica cuál es el procedimiento adecuado para la recepción de documentos, la creación o generación de estos, la conformación del expediente, para darle integridad, el manejo del foliado, el índice electrónico, el almacenamiento, la consulta, para guardar en el expediente los correos electrónicos en forma de PDF, para compartir archivos y carpetas en OneDrive, etc.
Abogados jóvenes y prestantes como José Fernando Torres Varela trabajan en esta transformación desde hace ya varios meses. El libro brillantemente escrito por el Torres plantea una serie de retos, más bien de soluciones para esos nuevos “abogados digitales” en los cuales debemos convertirnos, si queremos subsistir al nuevo modelo de hacer las cosas en este ambiente de revolcón digital.
Ahora bien, una manera de cerrar la brecha entre el abogado, el juez o magistrado analógico y el digital es introducir en las universidades la cátedra de procedimiento digital o, por lo menos, un diplomado para empezar.
Estoy seguro de que en esta etapa de adaptación se generarán grandes discusiones doctrinales y, con el tiempo, amplia jurisprudencia.
Opina, Comenta