Heidy Balanta
Docente y consultora en protección de datos personales
Contacto: hb@escueladeprivacidad.com

En más de una década trabajando en protección de datos personales, he observado un patrón recurrente: la debilidad de estructuras claras para la gobernanza de datos personales. Y no hablo solo de lo normativo, sino de algo más estructural. Muchos programas carecen de roles bien definidos, de responsables con capacidad de decisión, de canales claros para rendir cuentas y de una articulación interna que permita sostener algo más que una política en papel.

Falta de claridad en roles y responsabilidades

Aún hoy, muchas organizaciones no tienen claridad sobre quién ejerce realmente el rol de encargado del tratamiento, quiénes son los gestores y/o propietarios de los datos, los usuarios, custodios, entre otros actores clave. He sido testigo de cómo esta confusión se traduce en respuestas tardías, decisiones mal direccionadas y omisiones frente a solicitudes de los titulares o gestión de incidentes de seguridad. En un entorno regulatorio que exige demostrar responsabilidad demostrada, la falta de definición en los roles vinculados al dato personal constituye una vulnerabilidad estructural que puede tener consecuencias serias.

Solapamientos y ubicación inadecuada del oficial de protección de datos

Otra evidencia clara de una gobernanza débil es la confusión de funciones. En más de una ocasión me he encontrado con áreas jurídicas asumiendo tareas propias del oficial de protección de datos, y con oficiales ubicados en lugares sin ningún peso estratégico. Y lo que es más preocupante: en muchas organizaciones, el oficial termina ejecutando tareas operativas que deberían estar en manos de los líderes de proceso. Eso es un síntoma claro de que no se ha entendido el rol. La protección de datos no puede recaer en una sola persona. Requiere coordinación, liderazgo y sobre todo capacidad de articular voluntades.

Déficit en mecanismos efectivos de rendición de cuentas

En organizaciones con estructuras administativas grandes, complejas o con múltiples niveles, no basta con nombrar un oficial de protección de datos o crear un comité. He visto modelos bien intencionados de gobernanza que incluyen estructuras colegiadas, roles diferenciados por unidad de negocio e, incluso, esquemas rotativos de responsabilidad. Pero si estas iniciativas no se acompañan de una asignación clara de recursos, tiempos, responsabilidades y mecanismos eficaces de articulación interna, su impacto es limitado. En esos casos, la rendición de cuentas se convierte en una formalidad más que en un ejercicio real de control y mejora. Un modelo complejo no garantiza un modelo efectivo si no está bien operado.

Integración de la gobernanza de datos personales con la gobernanza corporativa del dato

Aquí hay una de las fallas más estratégicas. La protección de datos personales aún se gestiona, en muchos casos, como un tema aislado. Como si la gestión del dato personal no hiciera parte del ecosistema más amplio del gobierno de datos. Pero no puede ser así. Si una organización ya está usando analítica avanzada, inteligencia artificial o automatización, necesita responder preguntas muy concretas: ¿qué datos personales estamos usando?, ¿quién los controla?, ¿cómo clasificamos su sensibilidad?, ¿estamos aplicando principios de protección desde el diseño o por defecto? Si esas respuestas no existen, hay un riesgo latente.

¿Qué podemos hacer al respecto?

Mapear los flujos de datos personales. Conocer con precisión qué tipo de datos se recogen, quién los gestiona, qué herramientas tecnológicas se usan, con qué terceros se comparten y qué riesgos están asociados a cada etapa del flujo. Este mapeo no solo permite identificar responsabilidades, sino también anticipar vulnerabilidades y definir controles adecuados.

Asimismo, se deben establecer métricas claras, mecanismos de seguimiento y evaluación y, sobre todo, conectar el modelo de gobernanza de datos personales con la estrategia más amplia del gobierno de datos. He visto experiencias valiosas donde esto se logra a través de comités, estructuras mixtas de decisión y programas de formación continua que trascienden lo legal y se enfocan en gestión práctica y preventiva.

Proteger los datos personales es mucho más que cumplir una ley. Es generar condiciones para que las personas confíen, para que los errores se detecten a tiempo, para que el valor de los datos no se pierda en malas decisiones.

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